Auto update contact

Il modulo Auto update contact semplifica la gestione dei commerciali / contatti di follow-up in Dolibarr. Automatizza l’assegnazione, la disassegnazione e l’aggiornamento dei commerciali sui terzi e sui documenti commerciali (proposte, ordini, fatture, ordini fornitori, ecc.). Niente più aggiornamenti manuali contatto per contatto o documento per documento: in pochi clic puoi aggiornare un intero portafoglio clienti e tutti i documenti collegati su un determinato periodo.

Obiettivi del modulo

• Mantenere un follow-up commerciale coerente tra terzi e documenti.

• Far risparmiare tempo quando cambia il commerciale, quando si riorganizzano zone / portafogli o quando si ripuliscono i dati esistenti.

• Ridurre gli errori di inserimento e le dimenticanze di aggiornamento.

• Dare ai team commerciali una visione chiara di chi segue quale cliente e su quali documenti.

1. Azioni massive sulla lista dei terzi

Nella lista dei terzi il modulo aggiunge nuove azioni di massa:

• Assegnare i commerciali: selezioni più terzi, scegli uno o più commerciali e l’assegnazione viene applicata in blocco.

• Disassegnare i commerciali: rimuovi uno o più commerciali da tutti i terzi selezionati.

• Rimuovere tutti i commerciali (se attivato): svuota il campo “rappresentanti commerciali” per i terzi selezionati.
  Queste azioni sono particolarmente utili quando cambiano i portafogli o quando un commerciale lascia l’azienda.

2. Aggiornamento automatico dei contatti sui documenti

Sulla scheda di un terzo il modulo aggiunge una finestra “Aggiornamento automatico dei contatti”: selezioni un intervallo di date (dal … al …) e i tipi di documenti da aggiornare, ad esempio:

• Proposte commerciali

• Fatture clienti

• Ordini clienti

• Ordini fornitori

• (altri tipi supportati a seconda della configurazione di Dolibarr)
  Una volta confermato, il modulo analizza tutti i documenti del terzo nel periodo selezionato e sostituisce automaticamente contatti / commerciali in base all’assegnazione attuale del terzo. Esempio: sostituisci il commerciale A con il commerciale B su un cliente; con un clic, tutti i preventivi / ordini / fatture di quel cliente, per il periodo scelto, vengono aggiornati affinché compaia il commerciale B al posto del commerciale A.

3. Schermata di configurazione del modulo

Il modulo fornisce una pagina di configurazione dedicata in cui puoi definire:

• Tipo di contatto usato per documento: per ogni tipo di documento scegli quale tipo di contatto Dolibarr utilizzare, ad esempio:

  • Proposte → “Commerciale follow-up proposta”

  • Fatture clienti → “Responsabile follow-up fattura”

  • Ordini clienti → “Responsabile follow-up ordine cliente”

  • Ordini fornitori → “Responsabile follow-up ordine fornitore”

• Gruppi di utenti autorizzati a modificare il campo commerciale: puoi limitare l’avvio di questi aggiornamenti a specifici gruppi di utenti (es. Amministratori, Direzione commerciale).
  Questa configurazione permette di integrare il modulo nel tuo workflow Dolibarr senza dare questa funzione a tutti gli utenti.

4. Principali casi d’uso

• Cambio di commerciale: un commerciale lascia l’azienda o cambia zona; riassegni i terzi a un nuovo commerciale e aggiorni i documenti esistenti (preventivi, ordini, fatture, ecc.).

• Riorganizzazione della forza vendita: riorganizzi zone, segmenti o portafogli; esegui azioni di massa sui terzi e allinei immediatamente tutti i documenti collegati.

• Pulizia e affidabilità dei dati: individui contatti obsoleti o assegnati in modo errato; li disassegni da più terzi e li riassegni correttamente ai commerciali giusti.

5. Benefici per l’azienda

• Risparmio di tempo: non è più necessario aprire ogni scheda cliente o ogni documento per cambiare il commerciale.

• Informazioni coerenti: lo stesso commerciale appare sul terzo e su tutti i documenti collegati.

• Migliore gestione commerciale: report più affidabili e filtri per commerciale più pertinenti.

• Meno errori umani: le operazioni sono centralizzate e coerenti.