Training Management — Pilotez votre organisme de formation dans Dolibarr

Training Management — Pilotez votre organisme de formation dans Dolibarr

Training Management est l’application métier intégrée à Dolibarr pour les organismes de formation professionnelle. Vous gérez votre catalogue, vos sessions, vos intervenants et vos stagiaires, vous produisez vos documents réglementaires, vous suivez le commercial et la qualité, le tout depuis une interface moderne pensée pour le quotidien des équipes pédagogiques et administratives.

Un plugin WordPress complémentaire permet en option de publier votre catalogue en ligne et de recevoir les demandes de contact directement dans Dolibarr, sans ressaisie.

Pourquoi choisir Training Management ?

Vous centralisez toute l’activité formation dans votre ERP : plus de fichiers éparpillés, moins de doubles saisies entre le planning, les documents et la facturation. Les équipes partagent les mêmes informations à jour ; les responsables gardent une vision claire sur les sessions à venir, les pièces manquantes et les engagements financiers.

Fonctionnalités principales

📊 Tableaux de bord et pilotage

• Tableau de bord global : vue d’ensemble de l’activité et des points d’attention
• Tableau de bord commercial : suivi des devis, factures et relances liées aux sessions
• Tableau de bord pédagogique : avancement des formations et des sessions en cours
• Accès rapide aux écrans opérationnels depuis les indicateurs clés

📚 Pédagogie : formations, lieux et sessions

Catalogue de formations

• Fiches programme complètes : objectifs, prérequis, public visé, modalités, durée, tarifs
• Organisation par catégories et compétences attendues des formateurs
• Contenus réutilisables pour les documents et les exports réglementaires

Lieux de formation

• Gestion des sites d’intervention et des informations pratiques
• Documents associés aux lieux (plans d’accès, règlement, etc.)

Sessions

• Sessions intra-entreprise ou inter-entreprises, avec une ou plusieurs formations
• Planning par créneaux, affectation des formateurs et des participants
• Suivi des statuts de session et des places disponibles
• Activation de l’e-learning par session lorsque le module est activé
• Onglet Financement : accords avec les financeurs (OPCO, entreprise, CPF, etc.), montants par participant, pièces jointes d’accord, facturation agrégée par financeur
• Génération des documents de session (convention, convocation, attestation, feuille d’émargement, lettre de mission formateur, etc.)
• Feuilles d’émargement avec suivi des signatures
• Tâches et workflows associés à chaque session

Formateurs et stagiaires

• Fiches formateurs (internes ou externes) et affectation aux sessions
• Gestion des stagiaires et rattachement aux entreprises clientes
• Données alimentant automatiquement convocations, attestations et reporting

💼 Commercial et facturation

• Génération de devis par client à partir des sessions
• Création de factures pour les entreprises et pour les financeurs
• Listes centralisées des devis et factures liés aux formations
• Suivi des contacts et des tickets liés à l’activité commerciale
• Cohérence entre montants de session, financements saisis et reste à charge entreprise

📝 Questionnaires et évaluations

• Création de questionnaires et quizz (satisfaction, évaluation des acquis, qualité)
• Diffusion aux participants et collecte des réponses
• Exploitation des retours pour votre démarche qualité et vos audits
• Règles d’envoi et modèles de courriels associés

🎓 E-learning (option activable)

• Parcours par cours, sections et activités
• Import de contenus SCORM et suivi des tentatives
• Rattachement des parcours aux sessions de formation
• Suivi du temps passé et de la progression des apprenants
• Espace dédié pour les participants en formation à distance

✅ Qualité, veille et amélioration continue

• Module Qualité : constats, suivi des actions et formulaire public de remontée
• Veille : agrégation d’articles depuis vos sources (flux, catégories), lecture et actions de veille métier
• Traçabilité utile pour les revues qualité et la capitalisation des informations

📋 Conformité et obligations des organismes de formation

• Export LHEO / EDOF pour les déclarations attendues
• BPF (Bilan pédagogique et financier) : préparation et validation de la déclaration annuelle
• Qualiopi (option) : suivi des audits, indicateurs et non-conformités
• Modèles de documents personnalisables (conventions, attestations, programmes, etc.)

👥 Recrutement de formateurs et visibilité

• TrainerRecruit : publication d’annonces, réception des candidatures, intégration des profils dans Dolibarr
• TrainSpot : synchronisation de votre catalogue vers la plateforme TrainSpot pour élargir votre visibilité

⚙️ Paramétrage et documentation intégrée

• Paramètres généraux, fonctionnalités optionnelles, catégories
• Modèles de courriels et serveurs d’envoi
• Modèles de documents avec variables de substitution adaptées aux e-mails et aux ODT
• Workflows métier configurables
• Imports de données et assistance à la reprise
• Assistant IA pour certains contenus (selon configuration)
• Documentation multilingue accessible dans l’application, organisée comme les écrans du module

🌐 Catalogue en ligne (WordPress, en complément)

• Affichage du catalogue de formations sur votre site web
• Fiches formation détaillées pour les visiteurs
• Formulaire de contact : les demandes arrivent dans Dolibarr
• Catalogue aligné sur vos données Dolibarr sans double saisie

Avantages clés

• Tout-en-un dans Dolibarr : pédagogie, commercial, qualité et conformité au même endroit
• Gain de temps : documents, convocations et factures générés à partir des données de session
• Fiabilité : une seule source de vérité pour les participants, les montants et les financements
• Conformité facilitée : BPF, Qualiopi, exports réglementaires et preuves documentaires
• Évolutif : e-learning, veille, TrainerRecruit et TrainSpot selon vos besoins
• Accompagnement : documentation intégrée et paramétrage progressif

Cas d’usage

• Organismes de formation continue : sessions récurrentes, financeurs multiples, BPF annuel
• Centres multi-sites : lieux, planning et formateurs répartis
• Formations intra et inter : entreprises clientes, OPCO et particuliers
• Blended learning : présentiel complété par e-learning et suivi du temps
• Démarche Qualiopi : preuves, questionnaires, audits et plans d’action
• Recrutement ponctuel de formateurs : vivier externe via TrainerRecruit

Guide d’utilisation

Démarrer

1. Activez le module Training Management dans Dolibarr
2. Configurez les options dans Paramétrage (modèles, catégories, fonctionnalités optionnelles)
3. Créez vos formations puis vos premières sessions

Cycle type d’une session

1. Planifier dates, lieux, formateurs et participants
2. Renseigner les accords de financement si applicable
3. Générer convention, convocations et documents formateurs
4. Animer la formation et collecter les émargements / signatures
5. Éditer attestations, questionnaires de satisfaction et factures

Publier sur le web (option)

1. Installez le plugin WordPress complémentaire et connectez votre Dolibarr
2. Intégrez le catalogue sur votre site via le shortcode fourni
3. Traitez les demandes reçues depuis l’écran Contacts du module

Support et assistance

Notre équipe vous accompagne pour la mise en route, le paramétrage et l’utilisation au quotidien de Training Management.

Nous contacter

• E-mail : contact@aplose.fr
• Site web : www.ma-gestion-cloud.fr
• Support via votre espace client Ma Gestion Cloud

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À propos de Ma Gestion Cloud / Aplose

Ma Gestion Cloud est spécialisée dans les solutions de gestion d’entreprise et les déploiements Dolibarr pour les TPE et PME. Aplose développe des modules métiers — dont Training Management — pour simplifier le quotidien des équipes administratives, commerciales et pédagogiques.

Liens utiles :

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