Diffusions – Bordereaux de diffusion de documents

Diffusions est un module externe Dolibarr dédié à la gestion des bordereaux de diffusion de documents liés aux projets.

Il permet de créer un bordereau de diffusion rattaché à un projet, d’y récupérer automatiquement les contacts externes, de choisir les modes de remise pour chaque destinataire, puis de générer un PDF récapitulatif servant de pièce principale de diffusion.

Le module a été pensé pour répondre à un besoin simple : arrêter de gérer les envois de plans, notices, documents techniques ou administratifs à la main, dans des e-mails dispersés ou des dossiers sans traçabilité. Avec Diffusions, tout est regroupé dans une seule fiche Dolibarr.

Fonctionnalités principales

• Création d’un bordereau de diffusion lié à un projet
• Import automatique des contacts externes du projet comme destinataires
• Gestion des modes de diffusion par contact :
  • envoi par e-mail
  • envoi par courrier
  • remise en main propre
• Ajout de documents sur la fiche de diffusion
• Gestion des documents listés ou non dans la diffusion
• Génération d’un bordereau PDF complet
• Génération de liens externes sécurisés par hash pour télécharger les documents
• Préparation de l’envoi par e-mail avec le PDF du bordereau en pièce jointe
• Traçabilité des statuts :
  • Brouillon
  • Validé
  • Diffusé / Remis
  • Archivé
• Intégration avec les projets Dolibarr
• Intégration avec les modèles d’e-mails Dolibarr
• Intégration possible avec les notifications et l’agenda selon le paramétrage
• Compatibilité Multicompany

Cas d’usage
Ce module est particulièrement adapté pour :

• bureaux d’études
• entreprises du BTP
• installateurs
• maîtres d’œuvre
• sociétés techniques travaillant par projet
• équipes qui doivent tracer les envois de plans, DOE, notices, PV, rapports ou pièces contractuelles

Bénéfices

• meilleure traçabilité des envois
• centralisation des documents diffusés
• gain de temps dans la préparation des remises
• réduction des oublis de destinataires
• historique clair par projet
• accès externe simplifié aux documents transmis

Pourquoi choisir Diffusions ?

• Les contacts du projet sont récupérés automatiquement
• Les modes de diffusion sont suivis contact par contact
• Le bordereau PDF est généré automatiquement
• Les documents listés sont accessibles par liens externes sécurisés
• Les diffusions restent rattachées au projet concerné
• L’envoi par e-mail s’appuie sur les mécanismes standards de Dolibarr