Demande d'achat

Gestion avancée des Demandes d’Achat avec validations, emails et statistiques

Ce module ajoute à Dolibarr un processus complet de Demande d’Achat, depuis la saisie initiale par un collaborateur jusqu’à la validation finale et la création des demandes de prix.

Fonctionnalités principales

• Demandes d’Achat structurées

  • Création de demandes d’achat avec référence, objet, projet, montant estimatif, lieu de livraison et date souhaitée.

  • Ajout de plusieurs lignes d’articles avec quantités et commentaires.

  • Possibilité d’ajouter des pièces jointes à la demande.

  • Identification claire du demandeur et du contexte d’achat.

• Workflow de validation multi-niveaux (demandeur + jusqu’à 4 approbateurs)

  • Le demandeur saisit et soumet la Demande d’Achat, puis celle-ci suit une chaîne de validation avec jusqu’à 4 niveaux d’approbation (responsables hiérarchiques, direction financière, direction générale, achats, etc.).

  • Chaque approbateur peut valider ou refuser la demande, avec des statuts clairs à chaque étape.

  • Visualisation de qui a approuvé ou refusé, et à quel niveau.

  • Historique complet des décisions conservé pour chaque demande.

• Document de Demande d’Achat automatique

  • Génération d’un document de Demande d’Achat clair et professionnel.

  • Contient les informations principales de la demande : en-tête, lignes d’articles, estimation budgétaire, projet ou contexte, pièces jointes, validations et signatures.

  • Peut être utilisé pour les validations internes, l’archivage ou la communication entre services.

• Demandes de Prix (DP)

  • Une fois la Demande d’Achat entièrement approuvée, il est possible de créer une Demande de Prix à partir de celle-ci.

  • Réutilisation des informations déjà saisies dans la DA pour éviter les doubles saisies.

  • Transition fluide entre le besoin interne et la consultation des fournisseurs.

• Notifications par email

  • Envoi automatique d’emails aux approbateurs lorsqu’une action est requise (validation, approbation, refus, etc.).

  • Notifications envoyées au demandeur lorsque sa demande est validée, refusée ou change d’étape dans le workflow.

  • Réduction des relances manuelles et meilleure communication entre les équipes.

• Statistiques et vue d’ensemble

  • Vue globale des demandes d’achat : nombre de demandes, statuts, montants, avancement.

  • Identification des goulots d’étranglement dans la chaîne de validation (où les demandes restent bloquées).

  • Meilleur contrôle sur les achats internes et les dépenses à venir.

Bénéfices pour votre entreprise

• Renforce le contrôle des achats internes grâce à un processus de validation clair et traçable.

• Réduit les décisions d’achat informelles ou non documentées (emails, fichiers Excel, demandes verbales).

• Fait gagner du temps en structurant les informations et en évitant la ressaisie.

• Améliore la communication entre demandeurs, managers, finance et achats.

• Offre à la direction une meilleure visibilité sur les engagements futurs et les budgets approuvés.