Procurement Intelligence für Dolibarr

Intelligenterer Einkauf, Bestandsplanung & Lieferantenintelligenz

Wissen, was zu kaufen ist, bei wem, in welcher Menge und bis wann — mit der Berechnung hinter jeder Empfehlung.

Einkaufsteams leiden selten unter fehlenden Daten. Das eigentliche Problem besteht darin, diese Daten in eine verlässliche Kaufentscheidung zu übersetzen. Ein Einkäufer muss Fragen beantworten wie:

• Was muss heute beschafft werden — und welcher Bedarf kann noch warten?
• Wie viel sollen wir bestellen?
• Welcher Lieferant kann rechtzeitig liefern — und ist der günstigste Lieferant wirklich die beste Wahl?
• Sind wir bereits durch eingehende Lieferantenbestellungen abgedeckt?
• Kaufen wir zu viel, weil zukünftiger Bedarf vorgezogen wird?
• Welche Lieferantenbestellungen sind verspätet oder hängen fest?
• Bei welchen Produkten droht ein Fehlbestand, und welche binden Kapital, ohne sich zu bewegen?
• Steigen die Lieferantenpreise? Welche Lieferanten liefern regelmäßig zu spät?
• Sollte der Einkauf von bestätigtem Bedarf, von Prognosen oder von beidem gesteuert werden?

Procurement Intelligence macht aus den operativen Daten, die bereits in Dolibarr vorliegen — Kundenaufträge, Bestand, Lieferantenpreise, Lieferantenbestellungen, Wareneingänge, Fertigungsaufträge und Stücklisten — einen praxistauglichen Einkaufsplan:

Was kaufen → Wie viel → Bei wem → Bis wann

Jede Empfehlung enthält die zugrunde liegende Berechnung, sodass der Einkäufer nachvollziehen und überprüfen kann, warum sie entstanden ist.

Von ERP-Daten zu einem umsetzbaren Einkaufsplan

Konzipiert nach dem tatsächlichen Arbeitsablauf eines Einkaufsteams:

Bedarf → Verfügbarer Bestand → Eingehende Lieferungen → Wiederbeschaffungszeit → Lieferant → Benötigte Menge → Bestellen bis → Lieferantenbestellentwurf

Es zeigt nicht bloß historische Diagramme: Es macht aus aktuellen Verkaufszusagen und der Bestandslage Maßnahmen, die Ihr Team umsetzen kann. Das Modul verknüpft bestätigten Kundenbedarf, Fertigungsbedarf, Bedarf an Stücklistenkomponenten, aktuellen Bestand, eingehende Lieferantenbestellungen, Lieferzeiten der Lieferanten, Staffelpreise, Mindestbestellmengen, historischen Bedarf, Sicherheitsbestand, Meldebestand, EOQ und die Zuverlässigkeit der Lieferanten.

Das Ergebnis ist eine Einkaufsempfehlung, die geprüft, angepasst und in Entwürfe von Lieferantenbestellungen zur abschließenden manuellen Kontrolle umgewandelt werden kann. Nichts wird automatisch validiert oder versendet.

Die vier Fragen, die jeder Einkäufer beantwortet braucht

Was soll ich kaufen?

Produkte, bei denen der aktuelle oder erwartete Bedarf nicht mehr sicher durch Bestand und eingehende Lieferungen gedeckt ist.

Wie viel soll ich kaufen?

Die vorgeschlagenen Mengen berücksichtigen Bedarf, nutzbaren Bestand, eingehende Lieferantenlieferungen, Mindestbestellmengen und Staffelpreise der Lieferanten.

Bei wem soll ich kaufen?

Lieferanten werden verglichen nach Preis bei der benötigten Menge, Lieferzeit, voraussichtlichem Eintreffen, bisherigem Einkaufspreis und Zuverlässigkeit.

Bis wann soll ich bestellen?

Jeder Bedarf erhält ein Bestellen-bis-Datum, das sich aus dem Datum, zu dem der Bestand benötigt wird, und der Lieferzeit des Lieferanten ergibt — so unterscheiden Sie, was jetzt bestellt werden muss und welcher Bedarf sicher warten kann.

Auftragsgesteuerter Einkauf — kein Einkauf nach Bauchgefühl

Die Planung auf Basis bestätigter Aufträge berücksichtigt, wann der Bedarf tatsächlich fällig ist. Für jedes Produkt gilt:

• Planungsfenster = Lieferzeit des Lieferanten + optionaler Planungspuffer. Nur Bedarf innerhalb dieses Fensters wird jetzt beschafft; Bedarf, der erst in Monaten fällig ist, wird nicht in den heutigen Plan vorgezogen — das vermeidet verfrühte Einkäufe und im Lager gebundenes Kapital.
• Bestellen bis = frühestes Bedarfsdatum − Lieferzeit des Lieferanten. Ist dieses Datum bereits verstrichen, gilt der Bedarf als Kritisch; je näher es rückt, desto höher wird die Dringlichkeit mit Hoch, Mittel oder Niedrig eingestuft.

Jetzt bestellen — Ihr tägliches Einkaufs-Arbeitsfeld

Beantwortet die Frage „Was sollten wir heute kaufen?“ Die Empfehlungen sind nach Lieferanten gruppiert. Jede Zeile zeigt Produkt, Dringlichkeit, Bestellen-bis-Datum, physischen Bestand, eingehende Menge, Nettobestand, Meldebestand, empfohlene Menge, Einkaufspreis des Lieferanten, geschätzten Einkaufswert und die Quelle der Empfehlung. Es werden nur Produkte aufgeführt, bei denen eine positive Menge erforderlich ist.

„Warum diese Menge?“ — jede Empfehlung erklärt

Einkäufer müssen einer Zahl nie blind vertrauen. Die Erläuterung zeigt die Kundenaufträge sowie den Fertigungs- und Stücklistenbedarf, die den Bedarf verursachen, ihre Termine und Mengen, die berücksichtigten eingehenden Lieferantenbestellungen mit ihren Eingangsterminen, den aktuellen Bestand, die Lieferzeit, den Planungspuffer und die vollständige Rechnung:

Bedarf innerhalb der Lieferzeit − Verfügbarer Bestand − Rechtzeitig eintreffende Lieferungen = Jetzt zu bestellende Menge

So werden Empfehlungen für Einkaufsleiter, Finanzabteilungen und Prüfer nachvollziehbar.

Drei flexible Planungsmodi

• Bestätigter Bedarf — Einkauf gegen reale Verpflichtungen: bestätigte Kundenaufträge, Fertigungskomponenten und Stücklistenkomponenten, die innerhalb des Planungsfensters fällig sind.
• Prognoseplanung — statistische Wiederbeschaffung: Es wird bestellt, wenn der nutzbare Bestand den Meldebestand erreicht oder unterschreitet, auf Basis des historischen Verbrauchs, des Sicherheitsbestands, des Meldebestands und der EOQ.
• Kombinierte Planung — beides, wobei der größere Bedarf angesetzt wird, statt beide zu addieren, sodass derselbe Bedarf nie doppelt beschafft wird.

Geeignet für Auftragsfertiger, Distributoren, Großhändler, Einzelhändler, gemischte Lager- und Auftragsfertigungsumgebungen sowie leichte Fertigungsbetriebe.

Bestellungen vorbereiten, bevor etwas angelegt wird

Prüfen Sie zunächst jede Zeile: Mengen ändern, einen anderen Lieferanten wählen, Zeilen entfernen, Lieferantenangebote vergleichen, Mindestmengen, Lieferzeiten und voraussichtliche Eingangstermine einsehen und Lieferanten erkennen, die nicht rechtzeitig liefern können. Ist der günstigste Lieferant zu langsam und ein anderer kann den Bedarf decken, wird der rechtzeitig liefernde Lieferant vorausgewählt.

Bestellentwürfe erstellen legt anschließend je Lieferant einen Entwurf einer Lieferantenbestellung an, mit gesetztem voraussichtlichem Liefertermin. Sie öffnen diese im Standard-Dolibarr, um sie zu prüfen, zu validieren und zu versenden. Nichts wird automatisch validiert oder an den Lieferanten übermittelt.

Lieferantenauswahl, die mehr als den Preis berücksichtigt

Ein niedrigerer Stückpreis nützt nichts, wenn das Material erst nach dem Bedarf des Kunden eintrifft. Jeder Lieferant eines Produkts wird verglichen nach Preis bei der tatsächlichen Menge, Mindestbestellmenge, Gesamtbestellwert, Lieferzeit, voraussichtlichem Eintreffen, Bedarfstermin des Kunden, historischem Einkaufspreis und Zuverlässigkeit — gekennzeichnet als Günstigster, Schnellster, Empfohlen oder Zu spät. Empfohlen wird der kostengünstigste Lieferant, der den Bedarfstermin einhält; kann dies keiner, der schnellste.

Die Kosten der pünktlichen Lieferung kennen

Ist der günstigste Lieferant zu langsam, wird der Zielkonflikt sichtbar gemacht: Lieferant B kostet mehr, liefert aber vor dem Kundenbedarf, während Lieferant A zu spät käme — und um wie viel. Die Geschäftsleitung kann auf Basis der Fakten entscheiden.

Mindestmengen und Staffelpreise

Empfohlene Mengen und Stückpreise richten sich nach den Mindestbestellmengen und Staffelpreisen des Lieferanten, sodass die Empfehlungen dem entsprechen, was tatsächlich bestellt werden kann.

Auftragsbuch — künftige Fehlbestände erkennen, bevor sie eintreten

Eine zeitlich gestaffelte Sicht auf Bedarf und Versorgung je Produkt: Lagerbestand, bestellte Menge, gebundener Bedarf, verfügbare Nettomenge, nächste Lieferung, prognostizierter Fehlbestand, Lieferzeit und frühestes Bestellen-bis-Datum. Die Produktansicht projiziert den Bestand Woche für Woche oder Monat für Monat — und beantwortet „Wann wird dieses Produkt tatsächlich knapp?“, nicht nur „Ist der Bestand heute niedrig?“

Bestellplanung mit transparenten Formeln

Auf Basis der letzten 12 vollständigen Monate der Bedarfshistorie:

• Sicherheitsbestand — aus Bedarfsschwankung, Lieferzeit und gewünschtem Servicegrad.
• Meldebestand — erwarteter Bedarf während der Lieferzeit plus Sicherheitsbestand.
• Wirtschaftliche Bestellmenge (EOQ) — bringt Bestellkosten und jährliche Lagerhaltungskosten ins Gleichgewicht.

Jede Produktansicht zeigt die Formel und die verwendeten Zahlen. Liegt Dolibarrs eigenes „Bestandsgrenzwert für Alarm“ über dem berechneten Meldebestand, wird der wirksame Meldebestand angehoben — und die Seite zeigt, warum.

Statistiken verwenden vollständige Monate

Der laufende, unvollständige Monat wird bei Durchschnitten, Prognosen, Saisonalität, XYZ-Analyse, Sicherheitsbestand, Meldebestand und EOQ nicht berücksichtigt — in der Monatsmitte würden die Verkäufe sonst nur halb so hoch erscheinen wie üblich.

Bedarfsprognose

• Einfacher und gewichteter gleitender Durchschnitt, mit den verwendeten Monaten, dem Bedarf je Monat, den Gewichten, dem Ergebnis, der Bedarfshistorie und der Trendrichtung.
• Saisonalität je Monat, ab dem ersten Verkauf des Produkts (erfordert 12 Monate Historie) — trennt einen echten Anstieg von einem wiederkehrenden Muster.
• Prognosegenauigkeit — Prognosen werden mit dem tatsächlichen vergangenen Bedarf nachgerechnet, mit Abweichung und Genauigkeit.
• Historische oder gemischte Basis — die gemischte Basis addiert die bereits bestätigten Kundenaufträge des nächsten Monats zur statistischen Erwartung.

Fertigungs- und Stücklistenplanung

• Fertigungsaufträge — Komponenten, die von offenen Fertigungsaufträgen noch benötigt werden, zählen als Bedarf.
• Kits — ein verkauftes Kit, das selbst nicht beschaffbar ist, wird in seine Komponenten aufgelöst.
• Mehrstufige Stücklistenauflösung (bis zu fünf Ebenen) — wählen Sie ein Fertigprodukt und eine Menge, um jede Komponente, den Stücklistenpfad, die Tiefe, die benötigte Menge, den Bestand, den Fehlbestand und den Wert des Fehlbestands zu sehen.

Umfassende Bestandsintelligenz

• Bestandsgesundheit (0–100 und eine Note) aus vier Teilen: Produkte ohne Fehlmengenrisiko, bevorratete Produkte ohne toten Bestand, Lagerumschlag und Produkte mit verfügbarem Bestand.
• ABC-Analyse — Produkte nach ihrem Umsatzbeitrag gereiht (konfigurierbare Grenzen).
• XYZ-Analyse — Bedarfsstabilität: X stabil, Y schwankend, Z unregelmäßig, N kein Bedarf.
• ABC-XYZ-Matrix — 12 anklickbare Segmente, z. B. AX (hoher Wert, gut vorhersagbar: hohe Verfügbarkeit) oder CZ (geringer Wert, unvorhersagbar: gegen realen Bedarf kaufen).
• Toter Bestand mit dem gebundenen Wert sowie Langsamdreher.
• Lageralter je Lager ab dem zuletzt erfassten Wareneingang.
• Fehlmengenrisiko — aktueller Bestand im Verhältnis zum täglichen Verbrauch und zur Lieferzeit des Lieferanten.
• Überbestand — Bestandswert oberhalb des gewünschten Niveaus.

Analyse je Lager

Analysieren Sie alle Lager oder eines; die Auswahl bleibt seitenübergreifend erhalten. Im Lagermodus werden unternehmensweite Lieferantenbestellungen, deren Empfangslager noch nicht bekannt ist, nicht vom Bedarf eines Lagers abgezogen — unsichere Lieferungen führen so nie zu einer Unterbeschaffung.

Kontrolle der Lieferantenbestellungen

• Offene Bestellungen — zur Genehmigung anstehend, genehmigt aber nicht gesendet, bestellt, teilweise geliefert; % geliefert, erwartetes Datum, Tage bis zur Fälligkeit oder Überfälligkeit, offener Wert. Filter: verspätet, innerhalb von 7 Tagen fällig, ohne Liefertermin, nicht an den Lieferanten gesendet.
• Festhängende Bestellungen — Bestellungen, die mehrere Tage auf Genehmigung warten oder nie gesendet wurden: Die Bestellung existiert im ERP, aber arbeitet der Lieferant tatsächlich daran?
• Verspätete Lieferantenbestellungen — Tage Verzug, offene Produkte, Mengen und Wert: eine gezielte Nachverfolgungsliste.

Bewertungsbögen zur Lieferantenleistung

Über 3, 6, 12 oder 24 Monate: Anzahl der Lieferantenbestellungen, bestellter Wert, Liefertreue in %, durchschnittliche Verspätung, zugesagte vs. tatsächliche Lieferzeit, Liefergrad und eine Note von A–D (sobald genügend Bestellungen ausgewertet sind).

Zugesagte vs. tatsächliche Lieferzeit: Die Preisliste nennt vielleicht 7 Tage, während die Wareneingänge 13 zeigen. Eine optionale Planungseinstellung verwendet die gemessene Lieferzeit, wenn ein Lieferant durchgehend langsamer ist — und macht Pläne so realistisch. Die Zuverlässigkeit wird auch beim Lieferantenvergleich für einen aktuellen Einkauf angezeigt und verbindet so Preis, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit.

Ausgabenintelligenz

• Ausgaben nach Monat, Lieferant und Produkt, auf Basis von Lieferantenbestellungen oder Lieferantenrechnungen, über 3 / 6 / 12 / 24 Monate, im Vergleich zum Vorzeitraum.
• Lieferantenkonzentration und 80/20 — Anteil und kumulierter Anteil je Lieferant, die Lieferanten, die etwa 80 % der Ausgaben ausmachen, Konzentration auf Top-Lieferanten: dort lohnen sich Verhandlungen oder eine Prüfung des Lieferantenrisikos.
• Preisänderungen im Einkauf — letzter Nettopreis im Vergleich zum vorherigen Einkauf und zur aktuellen Preisliste: prozentuale Änderung, absolute Differenz und Auswirkung auf die zuletzt gekaufte Menge.

Acht Datenqualitätsprüfungen für den Einkauf

1. Aktive Produkte ohne Lieferantenpreis
2. Lieferantenpreise ohne Preis
3. Negativer Bestand
4. Lieferantenpreise ohne Lieferzeit
5. Offene Kundenaufträge ohne Liefertermin
6. Offene Lieferantenbestellungen ohne voraussichtlichen Liefertermin
7. Vorgeschlagene Einkäufe, die nicht zum Kauf markiert sind
8. Vergessene Entwürfe von Lieferantenbestellungen

Jede Prüfung erklärt, warum sie wichtig ist, und verlinkt auf den zu korrigierenden Dolibarr-Datensatz.

Ein Einkaufs-Alarmbericht — sechs Abschnitte

Kritische Einkäufe · Nachbestellung nötig · Unter Sicherheitsbestand · Verspätete Lieferantenbestellungen · Fehlmengenrisiko · Toter Bestand — Sie wählen, welche Abschnitte enthalten sein sollen. Der Bericht wird auf der Seite Alarme genau so angezeigt, wie er versendet wird, mit markierten neuen Zeilen.

• Innerhalb von Dolibarr — kein Mailserver erforderlich. Eine Glocke in der oberen Leiste zeigt ungelesene Berichte; Meine Einkaufsalarme zeigt den aktuellen Bericht, neue Zeilen und frühere Berichte.
• Per E-Mail (optional) über die eigenen Mail-Einstellungen von Dolibarr, eine individuelle Nachricht je Empfänger.
• Empfänger: Dolibarr-Benutzer, Benutzergruppen (später hinzugefügte Personen werden automatisch einbezogen) und zusätzliche Adressen.
• Zeitplan: alle 12 Stunden, täglich oder wöchentlich zu einer gewählten Uhrzeit und an einem gewählten Wochentag — oder nur wenn etwas Neues auftritt, um wiederholte Benachrichtigungen zu vermeiden.
• Drei Ausführungsarten: Hintergrundprüfungen, während Dolibarr in Benutzung ist (ohne Einrichtung), der eigene Serverbefehl des Moduls (zum Kopieren bereitgestellt) oder geplante Dolibarr-Aufgaben. Eine Ausführungssperre verhindert, dass derselbe Bericht zweimal gesendet wird.
• Verlauf (180 Tage): Zeitpunkt, Inhalt, neue Zeilen, Empfänger, zugestellte oder fehlgeschlagene E-Mails, Lesestatus und Auslöser.

Für die tägliche Einkaufsroutine gemacht

• Jeden Morgen: Dashboard und Handlungsbedarf, kritische und hohe Einkäufe, verspätete Lieferantenbestellungen — Bestellungen vorbereiten und in Dolibarr validieren.
• Jede Woche: bald fällige Bestellungen, genehmigte aber nicht gesendete Bestellungen, Datenprobleme, Produkte, deren günstigster Lieferant nicht rechtzeitig liefern kann.
• Jeden Monat: Lieferantenleistung und C/D-Lieferanten, Ausgabenkonzentration, Preiserhöhungen, toter Bestand und Überbestände, ABC-XYZ-Klassen und Bestellpolitik.

Die Alarme behalten zwischen diesen Überprüfungen alles im Blick.

Für wen es gedacht ist

• Großhändler und Distributoren — gegen bestätigte Aufträge kaufen, Fehlbestände vermeiden, Überbestellungen reduzieren, mehrere Lieferanten verwalten, toten Bestand kontrollieren, verspätete Lieferantenbestellungen verfolgen.
• Einzelhändler — statistische Wiederbeschaffung, Sicherheitsbestand, ABC / XYZ, Prognosen, Lieferantenvergleich.
• Leichte Fertigungsbetriebe — Komponentenbedarf der Fertigung, Stücklistenauflösung, Lieferzeiten, Komponentenengpässe.
• Einkaufsleiter und Einkäufer — Jetzt bestellen, „Warum diese Menge?“, Bestellungen vorbereiten, Lieferantenvergleich, Bestellen-bis-Daten, Alarmberichte, Lieferantenbewertungen, Ausgaben.
• Inhaber und Geschäftsleitung — Dashboard, Bestandsgesundheit, Ausgaben, Lieferantenbewertungen, Bestandsrisiko-Kennzahlen, Alarme.

Transparent, sicher und geschützt

• Transparente Berechnungen: Mengenformeln, Bedarfs- und Versorgungsquellen, Bestellen-bis-Daten, Sicherheitsbestand, Meldebestand, EOQ, Prognosen, Saisonalität, Genauigkeit, Bestandsrisiko und Lieferantenkennzahlen lassen sich alle einsehen.
• Sicher konzipiert: Das Modul liest Ihre Dolibarr-Daten. Es validiert oder versendet niemals Lieferantenbestellungen, ändert keinen Bestand und verändert weder Kundenaufträge noch Rechnungen. Der einzige Geschäftsdatensatz, den es auf Anforderung erstellt, ist ein Entwurf einer Lieferantenbestellung, den Sie im Standard-Dolibarr-Ablauf prüfen und validieren.
• Berechtigungen: Lesen · Einstellungen ändern / Bestellentwürfe erstellen · Export. Zum Erstellen von Entwürfen ist zusätzlich das Dolibarr-eigene Recht zum Erstellen von Lieferantenbestellungen erforderlich. Formulare verwenden Dolibarr-Sicherheitstoken; Einstellungen werden je Unternehmen (Entity) geführt.
• CSV-Exporte: Jetzt bestellen, Auftragsbuch, Bestellpolitik, ABC, XYZ, ABC-XYZ, toter Bestand, Langsamdreher, Lageralter, Fehlmengenrisiko, Prognose, offene und verspätete Lieferantenbestellungen, Ausgaben und Preisänderungen.
• Fünf vollständige Sprachen: Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch und Italienisch.

Enthält die Funktionen von Stock Intelligence

Procurement Intelligence enthält die Bestands- und Planungsfunktionen von Stock Intelligence 1.9.1 — Bestandsgesundheit, ABC, XYZ, ABC-XYZ-Matrix, toter Bestand / Langsamdreher, Lageralter, Fehlmengenrisiko, Prognose, Bestellpolitik, Stücklistenauflösung und Auftragsbuch — und ergänzt Lieferantenleistung, Lieferantenauswahl, Ausgaben, Preisänderungen im Einkauf, offene und verspätete Lieferantenbestellungen, Datenprüfung und den Ablauf der Einkaufsalarme. Beide Module können nebeneinander installiert bleiben.

Technische Voraussetzungen

• Modulversion: 1.10.0
• Dolibarr 18.0 bis 23.x (getestet mit 18.0.2, 21.0.2 und 23.0.3)
• PHP 7.0 bis 8.4
• MySQL / MariaDB (PostgreSQL wird nicht unterstützt)
• Erforderliche Dolibarr-Module: Produkte, Lager, Kundenaufträge, Lieferantenbestellungen. Optional: Fertigung / Stückliste

Brauchen Sie Hilfe? Wir sind für Sie da

Support: für weitere Unterstützung kontaktieren Sie uns bitte unter support@siliconblaze.com — wir helfen Ihnen gerne bei Installation, Einrichtung und allen Fragen zum Modul.

Video-Demo: sehen Sie die vollständige Demo von Procurement Intelligence auf YouTube: Procurement Intelligence für Dolibarr — was, bei wem, wie viel und bis wann kaufen · weitere Anleitungen auf youtube.com/@SiliconBlaze

Website: mehr erfahren unter siliconblaze.com

Produktseite: Funktionen, Screenshots, Schnellstartanleitung und FAQ unter siliconblaze.com/projects/procurement-intelligence

Individuelle ERP-Lösungen: Sie benötigen eine individuelle Dolibarr- / ERP-Lösung, Integration oder Entwicklung? Kontaktieren Sie support@siliconblaze.com — SiliconBlaze entwickelt individuelle ERP-Lösungen für Ihr Unternehmen.