NextHr — Congés, notes de frais & entretiens

Soldes · Validation · Calendrier d'équipe · Barème kilométrique · Objectifs pondérés

Dans beaucoup d'entreprises, les congés vivent dans un tableur, les notes de frais dans une enveloppe et les entretiens annuels dans un document Word que personne ne retrouve. NextHr fait rentrer les trois dans Dolibarr, au même endroit que le reste de la gestion, avec les règles de calcul écrites une fois pour toutes plutôt que refaites à la main chaque mois.

Ce que le module apporte

1. Des types de congés qui collent à votre accord d'entreprise

• Acquisition mensuelle propre à chaque type : 2,08 jour par mois pour 25 jours de congés payés, 0,92 pour 11 RTT, zéro pour un arrêt maladie.
• Plafond annuel : une fois atteint, le module refuse la demande au lieu de laisser filer le compteur.
• Report plafonné, illimité ou interdit, avec une date d'expiration calculée : les jours reportés ne traînent pas indéfiniment.
• Justificatif obligatoire sur les types qui l'exigent : un arrêt maladie sans motif est refusé à la saisie.
• Week-ends comptés ou non, au cas par cas.
• Une couleur par type, reprise partout : listes, fiches et calendrier.

2. Des demandes comptées en jours ouvrés, pas en jours calendaires

• Les samedis et dimanches sortent du décompte, sauf si le type dit le contraire.
• Les jours fériés enregistrés sortent aussi : poser du 4 au 8 mai coûte quatre jours, pas cinq.
• Demi-journées au début et à la fin de la période. Une demi-journée posée un samedi ne retire rien : ce jour n'est pas travaillé.
• Une demande d'un seul jour avec une demi-journée vaut bien 0,5 jour. C'est évident à dire, c'est le genre de détail qui coûte une journée de paie quand il est faux.
• Contrôle de chevauchement : impossible de poser deux fois la même période.
• Contrôle du solde avant l'enregistrement, avec une option pour autoriser le négatif si votre accord le permet.

3. Une validation qui laisse une trace

• Circuit complet : brouillon → soumis → validé, avec refus motivé et annulation.
• Le motif du refus est obligatoire. Un refus sans explication n'est pas une décision, c'est un problème qui revient.
• File d'attente dédiée au responsable, avec le solde restant du salarié affiché en face de chaque demande — et en rouge quand la demande le dépasse.
• Validation groupée : cochez, validez.
• Les jours sont retenus dès la soumission, pas à la validation : un salarié ne peut pas engager deux fois les mêmes jours pendant que vous réfléchissez.
• Chaque décision est écrite dans l'agenda Dolibarr.

4. Le calendrier de l'équipe

• Une ligne par salarié, une colonne par jour du mois.
• Chaque absence prend la couleur de son type ; les demandes encore en attente apparaissent en teinte atténuée.
• Week-ends grisés, jours fériés en rouge pâle, jour courant encadré.
• C'est l'écran qu'on regarde avant de valider un pont : on voit tout de suite qui est déjà absent.

5. Des notes de frais avec un vrai barème kilométrique

• Barème stocké en base, par année, par puissance fiscale et par tranche de distance. Il se met à jour chaque janvier sans toucher au code.
• Le barème français des voitures s'importe en un clic : 3 à 7 CV, trois tranches chacune, part fixe comprise.
• Une ligne kilométrique est toujours valorisée par le barème : le salarié saisit la distance et la puissance, jamais le montant.
• Une distance qu'aucune tranche ne couvre est refusée, elle n'est pas remboursée à zéro en silence.
• Pour les autres frais, le salarié saisit le montant TTC du ticket, tel qu'il le lit ; le module en déduit le HT et la TVA.
• Plafond par ligne et justificatif obligatoire réglables par type : un repas à 40 € sur un plafond à 25 € est refusé à la saisie, pas trois semaines plus tard.
• Compte comptable porté par le type, prêt pour l'export.
• Circuit jusqu'au remboursement : brouillon → soumis → validé → remboursé, avec la date de remboursement.

6. Des entretiens annuels qui ne se perdent plus

• Campagnes : un entretien par salarié, un avancement visible d'un coup d'œil.
• Quatre étapes : planifié → auto-évaluation → évaluation du responsable → réalisé.
• Le salarié écrit son commentaire, le responsable écrit le sien. Chacun voit les deux.
• Objectifs pondérés avec cible, pourcentage d'atteinte et note. La note globale est la moyenne pondérée — et un objectif sans poids est ignoré, pas compté comme un zéro.
• Note globale traduite en clair : insuffisant, à améliorer, conforme, au-dessus, excellent.

7. Les soldes, sous contrôle

• Un tableau tous salariés × tous types, modifiable directement en ligne.
• Acquis, report, ajustement, pris, restant : le restant n'est jamais stocké, il est toujours recalculé. Une valeur dérivée stockée finit toujours par mentir.
• Bouton « recalculer les acquis » : le module applique l'acquisition mensuelle de chaque type aux mois écoulés, pour tout le monde.
• Clôture d'année : acquis, restant, report dans la limite du plafond, jours perdus et date d'expiration, le tout calculé et écrit sur l'année suivante.

Ce que vous y gagnez

• Plus de tableur de congés. Le calcul des jours ouvrés, des fériés et des demi-journées est écrit une fois, testé, et ne se trompe plus.
• Moins d'allers-retours. Un solde insuffisant, un justificatif manquant ou un plafond dépassé sont dits au salarié au moment de la saisie.
• Un barème kilométrique juste. Il vit en base, année par année : la mise à jour de janvier est une manipulation d'administrateur, pas une intervention de développeur.
• Des décisions traçables. Chaque validation, chaque refus motivé part dans l'agenda.
• Des entretiens exploitables. Des objectifs pondérés et une note calculée valent mieux qu'une impression générale.

Installation

1. Décompressez l'archive dans htdocs/custom/.
2. Accueil > Configuration > Modules, activez NextHr.
3. Attribuez les permissions dans Utilisateurs & Groupes.

L'activation crée les tables, cinq types de congés, six types de frais, le barème kilométrique de l'année et les jours fériés de l'année en cours et de la suivante. Elle est idempotente : la relancer ne crée aucun doublon.

Permissions

Neuf permissions séparent nettement ce qu'un salarié voit de ce qu'un responsable décide : lecture et saisie de ses propres dossiers, lecture de ceux de tous, validation des congés, validation et remboursement des frais, gestion des entretiens, gestion des soldes, configuration du module.

Caractéristiques techniques

• Dolibarr 16.0 et supérieur — développé et validé sur 21.0.2.
• PHP 7.4 et supérieur — validé sur 8.2.
• MySQL / MariaDB.
• Multi-société : colonne entity sur toutes les tables porteuses.
• Cinq langues livrées : français, anglais, allemand, italien, espagnol — 278 clés identiques dans les cinq fichiers.
• 11 tables, 14 classes, 21 écrans.
• 139 tests unitaires, 280 assertions, tous au vert.
• Les écrans fonctionnent sans JavaScript.
• Aucune dépendance externe, aucun appel réseau sortant.
• Licence GPL v3 — le code est lisible et modifiable.

Ce que le module contient

• Le module installable (ZIP).
• Le manuel de formation en français (PDF).
• La documentation technique, le guide de migration et la matrice de compatibilité.
• Le rapport complet des tests réalisés.
• 17 captures d'écran réelles.

NextHr 1.0.0 — édité par NEXT GESTION — www.nextgestion.com — licence GPL v3 ou ultérieure.

Démo du module NextHR
Login : demo
Mot de passe : demo