Marchés Publics — répondre aux appels d'offres depuis Dolibarr

1. Repérer

Une fiche par consultation : acheteur, procédure, type de marché, codes CPV, montant estimé, plateforme de dépôt, lien vers le profil d'acheteur, lots. Les dates qui comptent — limite des questions, visite de site, remise des offres — partent dans l'agenda de Dolibarr et reviennent sur le tableau de bord.

2. Décider

Une grille go / no-go notée sur cinq critères (métier, capacité, délai, marge, distance), la décision motivée, et la trace de qui a décidé quoi.

3. Préparer

Les pièces à fournir se préremplissent depuis un modèle et se cochent au fur et à mesure. Les DC1, DC2 et la fiche DUME se génèrent en PDF à partir du profil du candidat et de la consultation : acheteur, objet, lots choisis, SIRET, chiffres d'affaires des trois exercices, capacités, assurance, signataire. Le DC4 déclare un sous-traitant, à l'appui de l'offre ou en cours d'exécution. Le bordereau de prix (BPU) et le DQE s'importent, les totaux sont contrôlés, et l'offre peut devenir une proposition commerciale Dolibarr.

4. Déposer

Date et heure du dépôt, montant, accusé de réception rangé avec le dossier. Puis le résultat : attribuée, rejetée, sans suite, avec le rang et les motifs.

5. Exécuter

Le marché gagné a sa fiche : forme (marché simple, accord-cadre à bons de commande, à marchés subséquents), durée, reconductions et préavis, montants mini et maxi. Les bons de commande consomment le plafond, avec une alerte au seuil que vous fixez. Les avenants reçus de l'acheteur montent le plafond et décalent la date de fin, sans effacer le montant d'origine. Les attestations à renvoyer tous les six mois (art. D8222-5 du code du travail) sont calculées et téléchargeables en un ZIP.

6. Facturer

Les champs que Chorus Pro exige — SIRET de l'acheteur, code service, numéro d'engagement — sont portés sur la facture Dolibarr et contrôlés avant l'envoi. Le module calcule la révision des prix à partir de la formule du CCAP (partie fixe + jusqu'à six indices INSEE avec leurs coefficients), en signalant un coefficient assis sur une valeur d'indice encore provisoire — il changera quand le définitif paraîtra et suit les retards de paiement : échéance, jours de retard, intérêts moratoires au taux BCE majoré et indemnité forfaitaire, calculés sur ce qui reste dû, règlements déjà encaissés déduits.

Le mémoire n'est pas un formulaire : c'est le document où vous expliquez comment vous exécuterez le marché, et c'est souvent lui qui départage deux offres au même prix. Le module ne l'écrit pas à votre place ; il fait tout le reste, et il en sort un document qu'on peut déposer tel quel.

Une bibliothèque de paragraphes garde vos textes, écrits une fois, rangés par thème — présentation, références, moyens humains et matériels, méthodologie, planning, qualité, sécurité, environnement, SAV — avec mots-clés et recherche. Vous y écrivez en texte mis en forme : gras, listes, intertitres.

Vos textes portent des variables entre accolades ({acheteur}, {objet}, {lots}, {lieu}, {remise}, {siret}…) remplacées au moment de sortir le document : le même paragraphe sert pour tous les marchés. Une variable sans valeur reste visible entre accolades, et l'écran signale section par section celles qui resteraient vides — mieux vaut un trou qu'on voit qu'un trou qu'on ne voit pas.

Une photothèque garde vos images de la même façon : photos de chantier, équipe, matériel, schémas, avec libellé et mots-clés, présentées en vignettes. Un clic pose l'image dans le texte, et elle sert pour tous les marchés suivants. Une photo collée directement dans l'éditeur y est rangée automatiquement, au lieu d'alourdir un seul paragraphe.

Sur une consultation, le plan type écrit en un clic une section par thème ; les thèmes qui ont déjà un paragraphe arrivent remplis. Chaque section se retouche sur place, monte ou descend. Une section est une copie : la retoucher ne touche pas la bibliothèque, et enrichir la bibliothèque ne réécrit pas un mémoire déjà assemblé — un mémoire déposé ne doit plus bouger. Le bouton « Verser dans la bibliothèque » fait le chemin inverse quand une retouche mérite d'être gardée.

Deux sorties, avec page de garde (votre logo repris de Dolibarr, l'objet, l'acheteur, les références, la date, vos coordonnées) et sommaire :

▸ un PDF prêt à déposer, où la mise en forme est rendue et les images posées centrées avec leur légende ;

▸ un .docx à retravailler dans un traitement de texte, qui embarque réellement les images et porte les styles Word habituels — le sommaire s'y construit tout seul, et toute la mise en page se reprend d'un coup.

Les deux gardent leur date, et un mémoire produit n'est jamais écrasé par le suivant. Un aperçu montre le document entier à l'écran — page de garde, sommaire, sections résolues, annexes — avant de produire le moindre fichier.

On ne repart pas de zéro à chaque marché. Un marché proche a presque toujours déjà son mémoire : on le reprend en entier — sections, textes retouchés, ordre, annexes — et on n'ajuste que ce qui change. Les textes gardent leurs variables, donc le mémoire repris parle du nouvel acheteur et du nouvel objet dès la reprise.

Les références se décrivent une fois dans une fiche — client, objet, année, montant, lieu, durée, détail et photo — et se posent dans un texte sous la même présentation à chaque fois. L'acheteur compare les références entre candidats : un format constant se lit mieux qu'un paragraphe réécrit, et surtout un formulaire ne laisse pas tomber l'année ou le montant.

Les annexes joignent au mémoire les pièces du coffre-fort — attestations, Kbis, assurances, qualifications. Le PDF les reprend page par page, chacune derrière sa page de séparation. Le fichier n'est pas recopié au moment du choix : une attestation renouvelée entre deux dépôts repart dans sa version du jour. Si une pièce est protégée ou dans un format que le module ne sait pas reprendre, sa page de séparation reste avec la mention qu'il faut la joindre à part — vous le voyez avant le dépôt, pas après.

Une réponse complète fait vite cinq ou six fichiers : le DC1, le DC2, la fiche DUME, un DC4 par sous-traitant, le mémoire technique et ses annexes. Le module les assemble dans l'ordre voulu par le règlement de la consultation, en un seul PDF : page de garde, sommaire, puis chaque pièce derrière une page « Pièce n° *n* » qui la nomme.

Deux modèles font gagner le premier clic — candidature (les formulaires, puis les attestations du coffre-fort) et offre (le mémoire et ses annexes) — puis l'ordre se change ligne par ligne. Un même dépôt demande parfois un pli par enveloppe : rien n'empêche d'en préparer plusieurs.

Le pli ne recopie rien : chaque ligne désigne un document qui vit ailleurs. Régénérez un DC1 après une correction, renouvelez une attestation au coffre-fort, et le pli produit ensuite reprend la version du jour. C'est ce qui le rend utile jusqu'à la dernière heure avant la remise.

Une pièce que le module ne sait pas reprendre — PDF protégé, tronqué par un téléchargement interrompu — garde sa page de séparation avec la mention qu'elle est à joindre à part, et l'écran le dit après la production. Un pli auquel il manque une pièce sans le dire, on ne s'en aperçoit qu'après le dépôt.

Attestation de vigilance URSSAF, attestation fiscale, Kbis, avis de situation INSEE, attestations d'assurance, qualifications : chaque pièce est chiffrée (AES-256-GCM) dans le répertoire de documents de Dolibarr, avec sa date de fin de validité. Le module prévient avant l'échéance, garde l'historique des renouvellements, et n'ouvre le coffre qu'aux personnes qui ont le droit correspondant.

Des recherches enregistrées, relancées toutes seules à la fréquence que vous choisissez, sur le BOAMP (données ouvertes de la DILA), TED (Journal officiel de l'Union européenne), un flux RSS ou Atom de plateforme, ou une page web à surveiller. Seules les nouveautés partent par email, aux destinataires que vous désignez. Le module respecte le robots.txt des sites, refuse les adresses qui ne sont pas en https, ne lit jamais une page qui demande un identifiant et n'enregistre aucun mot de passe.

Un onglet Marchés publics s'ajoute aux fiches tiers, proposition commerciale, commande, facture et projet : les consultations et marchés de cet acheteur, la consultation dont une proposition est l'offre, le bon de commande dont une commande est née, le contrôle Chorus Pro et le retard de paiement d'une facture.

▸ Menu en accordéons, tableau de bord, visite guidée.

▸ Aide intégrée en français et en anglais, écran par écran, par le bouton ? ou la touche F1.

▸ Diagnostic serveur qui vérifie ce dont le module a besoin et explique quoi faire.

▸ Apparence réglable (couleur d'accent, densité) et retour à l'apparence d'origine en un clic.

▸ Journal de ce qui a été fait, exportable en CSV.

▸ Sauvegarde des réglages : un fichier à emporter et à recharger sur une autre instance.

▸ Sauvegarde du contenu du mémoire : une archive qui emporte vos paragraphes, vos images et vos fiches de référence — l'actif qui compte — et les recharge ailleurs sans créer de doublon.

▸ Huit droits à distribuer aux groupes, dont un droit séparé pour le coffre-fort.

▸ Onze listes de valeurs modifiables : aucun libellé métier n'est figé dans le code.

Le module ne s'enferme pas sur lui-même. Un autre module — le vôtre, ou un module INTECH — peut lire un marché et ses conditions financières par une façade documentée et figée : l'avance, la retenue de garantie, le délai de paiement, la formule de révision, les données Chorus Pro, la consommation du plafond. De quoi produire une facture de situation sans redemander à personne ce qui a déjà été saisi.

Ce qui est publié ne bouge plus : un contrôle de livraison refuse toute version qui cesserait de rendre une donnée promise. L'écran Réglages › Diagnostic serveur dit, module par module, qui passe par le pont et quand il a lu pour la dernière fois — la question « est-ce que ça communique ? » se tranche d'un coup d'œil. Six déclencheurs Dolibarr signalent la vie d'un marché, et un point d'accroche permet à un module voisin d'afficher son propre bloc sur la fiche. Aucune dépendance dans aucun sens : chaque module s'installe et se vend seul. Le contrat tient dans docs/PONT.md, livré avec l'archive.

Tout est dans votre Dolibarr. Le module ne sort de votre serveur que sur deux fonctions, toutes deux désactivées par défaut : l'import BOAMP et la veille programmée, qui envoient vos critères de recherche au service interrogé et vos résultats aux adresses que vous indiquez. Aucune donnée n'est transmise à l'éditeur. Les fichiers sont rangés dans le répertoire de documents de Dolibarr, hors d'atteinte directe depuis le web.

Déployer l'archive depuis Accueil › Configuration › Modules, activer le module, distribuer les droits, ouvrir le diagnostic. Une mise à jour se fait en remplaçant le dossier : les tables manquantes se créent à la première ouverture, sans réactivation, et les données sont conservées. La désactivation conserve tables et fichiers.

▸ Le module ne dépose pas votre pli à votre place sur une plateforme : les profils d'acheteur demandent un compte et une signature, il n'existe pas d'interface publique pour cela.

▸ Il n'écrit pas votre mémoire technique à votre place : il range vos textes, vos images et vos références, les assemble, les met en forme et sort le document. Le contenu reste le vôtre.

▸ Seules les pièces du coffre-fort au format PDF peuvent être annexées, et un .docx ne peut pas embarquer les pages d'un PDF : si vous déposez le .docx, joignez les annexes à part. L'écran vous le rappelle et les compte.

▸ Il ne produit pas un DUME au sens du service officiel : il fournit une fiche à recopier dans l'utilitaire DUME de Chorus Pro ou du profil d'acheteur.

▸ Les PDF des formulaires sont toujours en français, quelle que soit la langue de l'écran : ce sont des formulaires de l'administration française.

▸ Le droit des marchés publics évolue. Les textes proposés (déclaration sur l'honneur, seuils, taux, délais) sont modifiables dans les réglages et signalés comme à vérifier ; rien n'est figé dans le code.