PDFScan

PDFScan stellt die technologische Weiterentwicklung der Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses im Dolibarr-Ökosystem dar und überwindet dank einer fortschrittlichen KI-Engine die Grenzen herkömmlicher OCR-Systeme. Das Modul eliminiert die manuelle Dateneingabe für Rechnungen ausländischer Lieferanten vollständig und unterstützt Dokumente aus jedem internationalen Kontext (einschließlich komplexer Märkte wie den USA, China und Russland) sowie die präzise Interpretation nicht-lateinischer Alphabete, verschiedener Währungen und Steuersätze.
Der Arbeitsablauf ist vollautomatisiert und auf maximale Effizienz optimiert: Der Benutzer lädt Dokumente im PDF-Format hoch – einzeln oder als ZIP-Archiv – und das System übernimmt die Dokumentenverwaltung lokal. Ein asynchroner Prozess, der alle fünf Jahre von Dolibarrs integriertem Cronjob ausgeführt wird, sendet die Dateien an die APIs des Datenverarbeitungsdienstes und überwacht deren Fortschritt anhand einer präzisen Statuspipeline (ausstehend, in der Warteschlange, in Bearbeitung, abgeschlossen, Fehler). Nach Abschluss der Verarbeitung extrahiert der Algorithmus nicht nur die makroskopischen Daten, sondern analysiert das Dokument Zeile für Zeile und rekonstruiert so originalgetreu die Struktur der Details und Tabellen. Das Endergebnis ist die automatische Erstellung eines Lieferantenrechnungsentwurfs direkt im Managementsystem, inklusive der originalen PDF-Datei als Anhang, bereit zur buchhalterischen Prüfung. Bei Registeranomalien oder Dateninkonsistenzen ermittelt das System umgehend die Fehlerursache anhand der Checkliste und gewährleistet so eine lückenlose Prozesskontrolle.