Auto update contact

El módulo Auto update contact simplifica la gestión de los comerciales / contactos de seguimiento en Dolibarr. Automatiza la asignación, la desasignación y la actualización de comerciales tanto en los terceros como en los documentos comerciales (presupuestos, pedidos, facturas, pedidos a proveedores, etc.). En lugar de modificar contacto por contacto o documento por documento, puedes actualizar en pocos clics todo un portafolio de clientes y todos los documentos asociados en un periodo determinado.

Objetivos del módulo

• Mantener un seguimiento comercial coherente entre los terceros y sus documentos.

• Ahorrar tiempo cuando:

  • cambia el comercial responsable,

  • se reorganizan zonas / carteras,

  • o se realiza una limpieza de datos.

• Reducir errores de introducción de datos y olvidos de actualización.

• Dar a los equipos comerciales una visión clara de qué comercial sigue a qué cliente y en qué documentos aparece.

1. Acciones masivas en la lista de terceros

En la lista de terceros, el módulo añade nuevas acciones en masa:

• Asignar comerciales: seleccionas varios terceros, eliges uno o varios comerciales y la asignación se aplica de forma masiva.

• Desasignar comerciales: eliminas uno o varios comerciales de todos los terceros seleccionados.

• Eliminar todos los comerciales (si está activado): vacía completamente el campo de “comerciales” para los terceros seleccionados.
  Estas acciones son especialmente útiles cuando se cambian las carteras de clientes o cuando un comercial abandona la empresa.

2. Actualización automática de contactos en los documentos

En la ficha de un tercero, el módulo añade una ventana de “Actualización automática de contactos”:

• Selección de un intervalo de fechas (de … a …).

• Selección de los tipos de documentos a actualizar, por ejemplo:

  • Presupuestos comerciales

  • Facturas de clientes

  • Pedidos de clientes

  • Pedidos a proveedores

  • (y otros tipos soportados según la configuración de Dolibarr)
    Tras la validación, el módulo recorre todos los documentos de ese tercero en el periodo seleccionado y sustituye automáticamente los contactos / comerciales según la asignación actual en la ficha del tercero.
    Ejemplo: sustituyes el comercial A por el comercial B en un cliente; con un solo clic, todos los presupuestos / pedidos / facturas de ese cliente, en el periodo elegido, se actualizan para que aparezca el comercial B en lugar del comercial A.

3. Pantalla de configuración del módulo

El módulo dispone de una página de configuración dedicada, donde puedes definir:

• Tipo de contacto utilizado por tipo de documento: para cada tipo de documento eliges qué tipo de contacto de Dolibarr usar, por ejemplo:

  • Presupuestos → “Comercial de seguimiento de presupuesto”

  • Facturas de clientes → “Responsable de seguimiento de factura”

  • Pedidos de clientes → “Responsable de seguimiento de pedido cliente”

  • Pedidos a proveedores → “Responsable de seguimiento de pedido proveedor”

• Grupos de usuarios autorizados a modificar el campo comercial: puedes limitar la ejecución de estas actualizaciones a ciertos grupos de usuarios (por ejemplo: Administradores, Dirección comercial).
  Esta configuración permite integrar el módulo en tu flujo de trabajo Dolibarr sin dar esta funcionalidad a todos los usuarios.

4. Principales casos de uso

• Cambio de comercial: un comercial deja la empresa o cambia de zona; reasignas los terceros a un nuevo comercial y actualizas los documentos existentes (presupuestos, pedidos, facturas, etc.).

• Reorganización de la fuerza de ventas: se reestructuran zonas, segmentos o carteras; realizas acciones masivas sobre los terceros y alineas de inmediato todos los documentos vinculados.

• Limpieza y fiabilidad de los datos: se identifican contactos obsoletos o mal asignados; se desasignan de varios terceros y se reasignan correctamente a los comerciales adecuados.

5. Beneficios para la empresa

• Ahorro de tiempo: ya no es necesario abrir cada ficha de cliente o cada documento para cambiar el comercial.

• Información coherente: el mismo comercial aparece en la ficha del tercero y en todos los documentos asociados.

• Mejor gestión comercial: informes más fiables y filtros por comercial más relevantes.

• Menos errores humanos: las operaciones están centralizadas y normalizadas.