Auto update contact

Das Modul Auto update contact vereinfacht die Verwaltung von Verkaufsmitarbeitern / Ansprechpartnern in Dolibarr. Es automatisiert die Zuordnung, Entfernung und Aktualisierung der Verkäufer bei Dritten sowie auf Geschäftsdokumenten (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferantenbestellungen usw.). Statt jeden Kontakt oder jedes Dokument einzeln zu bearbeiten, können Sie mit wenigen Klicks ein komplettes Kundenportfolio und alle zugehörigen Dokumente für einen bestimmten Zeitraum aktualisieren.

Ziele des Moduls

• Sicherstellen eines konsistenten vertrieblichen Follow-ups zwischen Dritten und ihren Dokumenten.

• Deutliche Zeitersparnis bei:

  • Wechsel eines Verkaufsmitarbeiters,

  • Umorganisation von Gebieten / Portfolios,

  • oder Bereinigung vorhandener Daten.

• Verringerung von Eingabefehlern und vergessenen Aktualisierungen.

• Den Vertriebsteams einen klaren Überblick geben, welcher Verkäufer welchen Kunden betreut und auf welchen Dokumenten er erscheint.

1. Sammelaktionen in der Drittliste

In der Liste der Dritten fügt das Modul neue Sammelaktionen hinzu:

• Verkäufer zuordnen: mehrere Dritte auswählen, einen oder mehrere Verkäufer wählen – die Zuordnung wird in einem Schritt für alle angewendet.

• Verkäufer entfernen: einen oder mehrere Verkäufer von allen ausgewählten Dritten entfernen.

• Alle Verkäufer entfernen (optional): das Feld „Verkaufsmitarbeiter“ für alle ausgewählten Dritten vollständig leeren.
  Diese Funktionen sind besonders nützlich bei Portfolio-Wechseln oder wenn ein Verkäufer das Unternehmen verlässt.

2. Automatische Aktualisierung der Kontakte auf Dokumenten

Auf der Karte eines Dritten fügt das Modul ein Fenster „Automatische Aktualisierung der Kontakte“ hinzu:

• Auswahl eines Datumsbereichs (von … bis …).

• Auswahl der zu aktualisierenden Dokumenttypen, z. B.:

  • Verkaufsangebote,

  • Kundenrechnungen,

  • Kundenaufträge,

  • Lieferantenbestellungen,

  • (weitere Typen je nach Dolibarr-Konfiguration).
    Nach Bestätigung durchsucht das Modul alle Dokumente dieses Dritten im gewählten Zeitraum und ersetzt automatisch die Kontakte / Verkäufer entsprechend der aktuellen Zuordnung auf dem Dritten.
    Beispiel: Sie ersetzen Verkäufer A durch Verkäufer B bei einem Kunden. Mit einem Klick werden alle Angebote / Aufträge / Rechnungen dieses Kunden im gewählten Zeitraum aktualisiert, sodass Verkäufer B anstelle von Verkäufer A erscheint.

3. Konfigurationsseite des Moduls

Das Modul stellt eine eigene Konfigurationsseite zur Verfügung, auf der Sie definieren können:

• Kontaktart pro Dokumenttyp: Für jeden Dokumenttyp wählen Sie, welcher Dolibarr-Kontakt verwendet werden soll, z. B.:

  • Angebote → „Verkaufsmitarbeiter Angebot“

  • Kundenrechnungen → „Verantwortlicher Rechnungsnachverfolgung“

  • Kundenaufträge → „Verantwortlicher Kundenauftrag“

  • Lieferantenbestellungen → „Verantwortlicher Lieferantenauftrag“

• Benutzergruppen mit Änderungsrecht am Verkäuferfeld: Sie können die Ausführung dieser Aktualisierungen auf bestimmte Benutzergruppen beschränken (z. B. Administratoren, Vertriebsleitung).
  Diese Einstellungen ermöglichen die Integration des Moduls in Ihren Dolibarr-Workflow, ohne diese Funktion allen Benutzern freizugeben.

4. Wichtigste Anwendungsfälle

• Wechsel eines Verkäufers: Ein Verkäufer verlässt das Unternehmen oder wechselt das Gebiet; Sie ordnen die Dritten einem neuen Verkäufer zu und aktualisieren die bestehenden Dokumente (Angebote, Aufträge, Rechnungen usw.).

• Neuorganisation des Vertriebs: Zonen, Segmente oder Portfolios werden neu strukturiert; Sie führen Sammelaktionen auf Dritten aus und bringen alle verknüpften Dokumente sofort in Einklang.

• Datenbereinigung und -qualität: Veraltete oder falsch zugeordnete Kontakte werden identifiziert; Sie entfernen diese von mehreren Dritten und ordnen sie den richtigen Verkäufern korrekt neu zu.

5. Vorteile für das Unternehmen

• Zeitersparnis: kein Öffnen jeder einzelnen Kundenkarte oder jedes Dokuments mehr, um den Verkäufer zu ändern.

• Konsistente Informationen: derselbe Verkäufer erscheint auf dem Dritten und auf allen zugehörigen Dokumenten.

• Bessere Vertriebssteuerung: zuverlässigere Auswertungen und aussagekräftigere Filterung nach Verkäufer.

• Weniger menschliche Fehler: die Vorgänge sind zentralisiert und einheitlich.