MBI Contrat Abonnement

🎯 Présentation du module

MBI Contrats d'abonnement transforme vos contrats Dolibarr en véritables abonnements récurrents : le module génère les échéances à facturer et les convertit en factures, à l'unité ou en masse. Il ajoute un onglet « Abonnements » sur les contrats clients et les commandes fournisseurs, calcule automatiquement les périodes et leurs montants selon la périodicité choisie, puis pilote la facturation périodique de bout en bout : validation, document PDF, encaissement, envoi par e-mail et prélèvement. Il s'adresse aux entreprises qui facturent régulièrement des prestations, licences, maintenances ou cotisations.

🧭 Avantages

• Fini le relevé manuel des échéances : les périodes à facturer sont calculées et présentées prêtes à l'emploi, avec leurs montants.
• Une facturation périodique traitée en une seule fois, sur un écran unique, avec un suivi en temps réel facture par facture.
• Reprise simple en cas d'incident : le traitement s'arrête sur la facture concernée, ce qui est déjà fait reste enregistré, sans risque de doublon.
• Traçabilité complète : chaque étape de chaque facture est historisée et consultable, avec filtres.
• Contrôle avant comptabilisation : un outil de rapprochement compare vos abonnements facturés au relevé bancaire et signale les écarts.

⚙️ Fonctionnalités

Gestion des abonnements

• Onglet « Abonnements » ajouté sur la fiche contrat client : rattachement d'un abonnement à une ligne de service du contrat.
• Onglet « Abonnements » également disponible sur les commandes fournisseurs, pour gérer les abonnements achetés.
• Paramétrage par abonnement : périodicité de répétition (mensuelle, bimestrielle, trimestrielle, quadrimestrielle, semestrielle, annuelle, triennale), facturation en début ou en fin de période, et remise propre à l'abonnement.
• Référence de prix du service au choix : prix par heure, jour, semaine, mois, trimestre, semestre, année, deux ans, trois ans, quatre ans ou cinq ans.
• Génération automatique des périodes d'abonnement (dates et montants), avec calcul du prorata sur la première et la dernière période.
• Choix du découpage : périodes civiles, qui font tomber toutes les échéances à la même date, ou périodes basées sur les dates réelles du service.
• Calcul au nombre réel de jours du mois, ou sur une base de 30 jours, lorsque la tarification est exprimée au jour.
• Suivi et correction des périodes : modification des dates, du montant et de la quantité, ajout ou suppression d'une période, indicateur « facturé » mis à jour automatiquement et modifiable manuellement.
• Clôture et réactivation d'un abonnement à tout moment, sans perdre ses périodes ni son historique.
• Ajustement automatique au prorata des périodes lorsque la date de fin d'un service est modifiée, après confirmation depuis la fiche contrat.
• Tacite reconduction : lorsqu'aucune date de fin n'est renseignée sur le service, les périodes facturées sont recréées automatiquement, en nombre paramétrable.

Facturation

• Création d'une facture d'abonnement à partir d'une sélection de périodes, côté client comme côté fournisseur, avec lien de traçabilité entre le contrat (ou la commande) et la facture.
• Types de factures pris en charge côté client : standard, acompte, proforma, facture de remplacement et avoir.
• Reprise, lorsqu'elles sont renseignées sur la fiche du tiers, des conditions de règlement, du mode de règlement et du compte bancaire ; à défaut, application des paramètres dédiés du module.
• Facturation en masse des abonnements clients et fournisseurs sur une fenêtre d'échéances configurable, avec sélection des lignes, total calculé et étapes à exécuter au choix : validation, génération du document, encaissement, envoi par e-mail, autorisation de prélèvement SEPA et facture électronique.
• Traitement facture par facture avec écran de progression : chaque facture enchaîne toutes les étapes cochées avant de passer à la suivante, et le résultat s'affiche au fur et à mesure.
• Historique en base de données de chaque étape de chaque facture, avec page de consultation filtrable (lot, facture, statut, type) et pagination.
• Envoi des factures par e-mail avec un modèle global d'objet et de message, personnalisable par tiers depuis un onglet dédié sur la fiche tiers, et variables de substitution.
• Affichage ou masquage de la description des services sur les factures, globalement ou contrat par contrat grâce à un champ complémentaire ajouté sur les contrats.
• Point d'entrée dédié au déclenchement automatisé de la facturation en masse, protégé par une clé secrète à définir dans la configuration de Dolibarr.

Contrôle et rapprochement bancaire

• Outil de rapprochement proposant deux modes : les échéances à facturer et les abonnements déjà facturés sur un mois donné.
• Import d'un relevé bancaire au format .xls ou .xlsx, avec reconnaissance automatique du format et lecture des montants au format français.
• Comparaison des montants attendus, des factures réellement présentes dans Dolibarr et des demandes de prélèvement, remise d'abonnement incluse.
• Signalement des anomalies ligne par ligne : échéance cochée facturée sans facture trouvée, période facturée en double, facture restée en brouillon ou abandonnée, écart de montant, prélèvement absent ou non transmis.

Tableau de bord et impression

• Deux widgets pour la page d'accueil : abonnements à facturer sur les contrats et sur les commandes fournisseurs, avec fenêtre d'alerte avant et après échéance paramétrable.
• Impression et export des périodes d'un abonnement au format ODT, à partir d'un modèle livré avec le module et librement modifiable.

Intégration Dolibarr

• Respect du cloisonnement multi-société et du périmètre commercial de l'utilisateur dans les écrans de facturation et de rapprochement.
• Réutilisation des droits standards de Dolibarr (Contrats, Factures, Tiers, Fournisseurs) : aucune permission supplémentaire à gérer.
• Intégration native à l'interface : onglets sur les fiches existantes, entrées de menu sous Commerce, widgets d'accueil et pages au style Dolibarr.

🧩 Prérequis et dépendances

• Obligatoire : une licence valide, activée depuis l'onglet dédié à l'aide de la référence de commande reçue à l'achat. Sans activation, la facturation en masse et le rapprochement bancaire restent indisponibles.
• Obligatoire : un accès sortant en HTTPS vers le service d'activation de l'éditeur, sollicité au plus une fois par jour à l'ouverture d'un écran d'administration du module.
• Obligatoire : module Contrats de Dolibarr (dépendance déclarée par le module, activée automatiquement si nécessaire).
• Obligatoire pour facturer : module Factures de Dolibarr, ainsi que les droits correspondants pour les utilisateurs concernés (ce module n'est pas déclaré comme dépendance stricte, mais la création de factures d'abonnement en dépend).
• Obligatoire pour le volet fournisseur : module Commandes fournisseurs et droits sur les factures fournisseurs.
• Optionnel : module Prélèvements pour l'étape d'autorisation de prélèvement SEPA.
• Optionnel : module Projets pour rattacher les factures d'abonnement à un projet.
• Optionnel : module Multi-société ; lorsqu'il est actif, les écrans filtrent les données par entité.
• Optionnel : module de facturation électronique pdpconnectfr pour l'étape « facture électronique » de la facturation en masse.
• Optionnel : module Agenda pour la journalisation des envois dans les événements.
• Bibliothèques embarquées : shuchkin/simplexls et shuchkin/simplexlsx (licence MIT) pour la lecture des relevés bancaires. Elles sont livrées avec le module : aucune installation complémentaire n'est requise.
• Extensions PHP : simplexml et zlib, utilisées pour la lecture des relevés .xlsx. Elles sont présentes dans la très grande majorité des installations PHP standards.

✅ Compatibilité

• Dolibarr minimum requis : 19.0
• Versions de Dolibarr testées : 23.0.2 (vérification réalisée en environnement réel). Le ChangeLog du module fait état d'une compatibilité couvrant Dolibarr 19 à 23 ; aucune version maximale n'est déclarée par le module.
• Module pensé pour s'intégrer à l'interface standard de Dolibarr, sans modification du cœur.
• PHP minimum requis : 8.0 (fonctionnement vérifié sous PHP 8.2).
• Langues disponibles : anglais, français, allemand, espagnol (Espagne et Argentine), italien. Les jeux de traduction ont été comparés au fichier de référence anglais : ils sont complets, sans clé manquante ni valeur vide.

🔧 Installation

1. Télécharger l'archive ZIP du module sans la décompresser.
2. Dans Dolibarr, aller dans Accueil > Configuration > Modules/Applications.
3. Ouvrir l'onglet Déployer/Installer un module externe.
4. Envoyer l'archive ZIP du module.
5. Rechercher puis activer MBI Contrats d'abonnement.
6. Configurer les options du module depuis sa page d'administration.
7. Attribuer les permissions requises aux utilisateurs concernés.

Installation manuelle : copier le dossier du module sous le nom contratabonnement dans le répertoire htdocs/custom/ de votre installation, puis reprendre à l'étape 5.

🚀 Premiers pas

1. Ouvrir l'onglet Activation et saisir la référence de commande reçue à l'achat : l'onglet indique ensuite l'état de la licence et le nombre de jours de mises à jour et de support restants.
2. Ouvrir la page de configuration du module depuis la liste des modules.
3. Renseigner le compte bancaire, le mode et les conditions de règlement dédiés aux abonnements, ou activer la reprise de ces informations depuis la fiche du tiers lorsqu'elles y figurent.
4. Définir la fenêtre d'échéances en nombre de jours avant et après, utilisée par les widgets d'accueil et par la facturation en masse.
5. Choisir le mode de découpage des périodes (civiles ou dates réelles), le mode de calcul au jour et le nombre de périodes à créer pour la tacite reconduction.
6. Préparer l'objet et le message type utilisés pour l'envoi des factures par e-mail ; ils restent personnalisables tiers par tiers.
7. Vérifier les droits des utilisateurs concernés sur les contrats, les factures et les tiers, ainsi que sur les commandes et factures fournisseurs si le volet fournisseur est utilisé.
8. Ouvrir un contrat, se rendre dans l'onglet « Abonnements », créer un premier abonnement sur une ligne de service et vérifier les périodes générées ainsi que leurs montants.

🔄 Mise à jour et désinstallation

• Sauvegarder la base de données et les fichiers Dolibarr avant toute mise à jour.
• Consulter le ChangeLog, puis installer la nouvelle archive par-dessus la version existante.
• Important : les scripts de création et d'évolution des tables ne sont rejoués qu'à l'activation du module. Après une mise à jour effectuée par simple remplacement des fichiers, désactiver puis réactiver le module afin que les évolutions de structure soient appliquées.
• La désactivation du module libère la licence, qui redevient disponible pour une autre instance. Après une réactivation, la référence de commande doit donc être saisie à nouveau : prévoyez de l'avoir sous la main avant toute opération exigeant de désactiver puis réactiver le module.
• La désactivation du module retire ses entrées de menu, ses onglets et ses widgets. Les tables du module et les données qu'elles contiennent (abonnements, périodes, historique, modèles d'e-mail) sont conservées, de même que le champ complémentaire « Description d'abonnement » ajouté sur les contrats et ses valeurs.
• La suppression des fichiers du module ne supprime pas ses tables ni ses données : leur retrait éventuel relève d'une intervention manuelle en base.

🛟 Support et documentation

Pour toute demande d'assistance, contactez MB Informatique à l'adresse : <info@mb-informatique.fr>

Afin de faciliter le diagnostic, indiquez :

• la version de Dolibarr utilisée ;
• la version du module ;
• la version de PHP ;
• une description détaillée du problème et les étapes permettant de le reproduire ;
• les éventuels messages d'erreur ou captures d'écran.

Une démonstration en ligne est accessible à l'adresse https://demo.mbicloud.fr.

La présente page constitue la documentation principale du module.

📄 Conditions Générales d'Utilisation

Article 1 — Éditeur. Le module MBI Contrats d'abonnement est édité par MB Informatique, société à responsabilité limitée, immatriculée au RCS de Mulhouse sous le numéro 834 342 362 (SIRET 834 342 362 00029, TVA intracommunautaire FR07834342362), dont le siège social est situé 120 rue de l'Île Napoléon, 68170 Rixheim, France. Téléphone : 03 67 262 242 — Email : info@mb-informatique.fr — Site : https://www.mb-informatique.fr.

Article 2 — Objet et acceptation. Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) encadrent l'utilisation du module MBI Contrats d'abonnement (« le Module ») pour Dolibarr ERP/CRM ainsi que les services associés fournis par MB Informatique SARL (support, mises à jour, activation). L'installation, l'activation ou l'utilisation du Module vaut acceptation pleine et entière des présentes CGU. Elles s'appliquent en complément des conditions de vente de la plateforme par laquelle le Module a été acquis (ex. DoliStore), qui régissent l'acte d'achat.

Article 3 — Licence du code. Le code source du Module est distribué sous licence GNU General Public License version 3 ou ultérieure (GPL v3+), dont le texte complet figure dans le fichier COPYING livré avec le Module. Les présentes CGU ne restreignent pas les droits conférés à l'Utilisateur par cette licence ; elles régissent les services fournis par MB Informatique SARL et les conditions d'utilisation du Module.

Article 4 — Prérequis et compatibilité. Le Module requiert au minimum Dolibarr 19.0 et PHP 8.0. Il a été testé avec Dolibarr 23.0.2 et PHP 8.2. Aucune version maximale de Dolibarr ou de PHP n'est déclarée ; cela ne constitue pas une garantie automatique de compatibilité avec toutes les versions ultérieures. Son fonctionnement n'est pas garanti avec une version antérieure aux prérequis indiqués, en cas de modification du cœur de Dolibarr, ni en présence de modules tiers entrant en conflit. Il appartient à l'Utilisateur de vérifier la compatibilité de son environnement avant installation.

Article 5 — Obligations de l'Utilisateur. L'Utilisateur s'engage à : (a) réaliser une sauvegarde complète des fichiers et de la base de données avant toute installation ou mise à jour ; (b) tester le Module sur un environnement de test avant mise en production lorsque cela est possible ; (c) utiliser le Module conformément à sa documentation et à la réglementation en vigueur ; (d) maintenir son instance Dolibarr dans des conditions normales de sécurité et de mise à jour.

Article 6 — Support et mises à jour. Le support est fourni par email à info@mb-informatique.fr, dans les conditions et pour la durée éventuellement précisées lors de l'achat. Sont exclus du support les dysfonctionnements dus à une modification du Module ou du cœur de Dolibarr par l'Utilisateur ou un tiers, à un environnement non conforme aux prérequis, ou à un conflit avec un module tiers. Certaines mises à jour peuvent nécessiter une version de Dolibarr plus récente.

Article 7 — Garanties. Le Module est fourni « en l'état », conformément aux articles 15 et 16 de la licence GPL et dans les limites autorisées par la loi. MB Informatique SARL ne garantit pas que le Module soit exempt d'anomalies, fonctionne sans interruption ou réponde à un besoin particulier de l'Utilisateur. Les garanties légales impératives applicables ne sont pas affectées par le présent article.

Article 8 — Responsabilité. Dans les limites permises par la loi, MB Informatique SARL ne saurait être tenue responsable des dommages indirects, notamment la perte de données, la perte d'exploitation, la perte de chiffre d'affaires ou l'atteinte à l'image, ni des dommages résultant d'une utilisation non conforme du Module, de l'absence de sauvegarde préalable, d'une modification du Module par l'Utilisateur ou un tiers, ou d'un cas de force majeure. Pour les Utilisateurs professionnels, la responsabilité totale de MB Informatique SARL, toutes causes confondues, est limitée au montant effectivement payé pour le Module au cours des douze derniers mois. Rien dans les présentes n'exclut une responsabilité qui ne peut être légalement exclue, notamment en cas de dol ou de faute lourde.

Article 9 — Données personnelles. Le Module fonctionne au sein de l'instance Dolibarr de l'Utilisateur : les données fonctionnelles qu'il traite restent stockées sur les systèmes de l'Utilisateur, qui en demeure responsable de traitement au sens du RGPD. Pour permettre la vérification de la disponibilité d'une version ou l'accès au service d'activation, le Module peut déclarer au cœur de Dolibarr des adresses de service exploitées par MB Informatique SARL. Lorsque l'Utilisateur déclenche l'une de ces fonctions, Dolibarr peut contacter le service concerné et lui transmettre l'identifiant technique du Module. Le Module ne contient aucune clé de licence et ne transmet lui-même ni le contenu de la base de données Dolibarr, ni le domaine de l'instance. Comme pour toute connexion à un service Internet, l'adresse IP publique utilisée pour établir la connexion peut apparaître dans les journaux techniques du serveur destinataire, pour des besoins de sécurité et de fonctionnement. L'Utilisateur peut exercer ses droits relatifs aux données personnelles en écrivant à info@mb-informatique.fr.

Article 10 — Propriété intellectuelle et marques. « Dolibarr » est une marque appartenant à ses titulaires respectifs. Le Module est un développement indépendant de MB Informatique SARL, non affilié à l'association Dolibarr ni approuvé par elle. Les mentions de copyright figurant dans les fichiers du Module ne doivent pas être supprimées, conformément à la licence GPL.

Article 11 — Durée et évolution. Les présentes CGU s'appliquent à compter de la première utilisation du Module et pendant toute la durée de son utilisation. MB Informatique SARL peut faire évoluer les CGU pour les versions futures du Module ; la version applicable est celle livrée avec la version du Module utilisée. La cessation des services n'affecte pas les droits conférés par la licence GPL.

Article 12 — Droit applicable et litiges. Les présentes CGU sont soumises au droit français. En cas de difficulté, l'Utilisateur est invité à adresser préalablement une réclamation écrite à MB Informatique SARL afin de rechercher une solution amiable. À défaut de résolution amiable, tout litige avec un Utilisateur professionnel relève de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Mulhouse, même en cas de référé, d'appel en garantie, de demande incidente ou de pluralité de défendeurs. Les Utilisateurs consommateurs conservent le bénéfice des règles impératives de compétence et peuvent recourir gratuitement au dispositif de médiation de la consommation dans les conditions prévues par les articles L.612-1 et suivants du Code de la consommation. Les informations à jour relatives à la médiation de la consommation applicable aux services de MB Informatique SARL figurent dans ses Conditions Générales de Vente, accessibles à l'adresse https://www.mb-informatique.fr/cgv.html.

Article 13 — Divers. Si une stipulation des présentes est déclarée nulle ou inapplicable, les autres conservent leur pleine validité. Les CGU sont rédigées en français ; en cas de divergence entre la version française et une traduction, la version française prévaut.

👨 💻 Éditeur

MBI Contrats d'abonnement est un module custom Dolibarr développé par MB Informatique.

Destiné aux entreprises dont le chiffre d'affaires repose sur des prestations récurrentes, il supprime le travail de relevé et de saisie lié à la facturation périodique et sécurise chaque étape, de la création des échéances au rapprochement bancaire.

Le module a été développé à l'origine par Maxime MANGIN. MB Informatique en assure depuis la reprise, la maintenance et les évolutions, dans le respect de la licence GPL du travail d'origine.

Éditeur : MB Informatique Contact : <info@mb-informatique.fr> Site web : https://www.mb-informatique.fr