E-Rechnung Import - mit Konformitätsprüfung

E-Rechnungen sicher und vollständig nach Dolibarr übernehmen

E-Rechnungen kommen in verschiedenen Formaten: als XRechnung, als ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung, als XML oder als PDF mit eingebetteten Daten. Dieses Modul liest sie alle aus, prüft sie mit dem offiziellen Validator und führt Sie Schritt für Schritt zu einer korrekten Lieferantenrechnung in Dolibarr - vorgabenkonform, nachvollziehbar und ohne Daten an externe Dienste zu geben.

Warum dieses Modul?

• Alle E-Rechnungs-Formate: XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD/Factur-X als XML oder Hybrid-PDF werden automatisch erkannt und ausgelesen. Rechnungen ohne E-Rechnung (reine PDF, Scan) landen im selben Eingang und werden an die Lieferantenrechnung angehängt; Kopfdaten und Positionen erfassen Sie dabei von Hand neben der PDF-Vorschau - eine Texterkennung (OCR) enthält das Modul nicht.
• Hochladen oder automatisch aus dem Postfach: Dateien per Drag & Drop hochladen oder Rechnungen über den E-Mail-Sammler von Dolibarr direkt aus dem Postfach übernehmen - weitere Anhänge der E-Mail wie Lieferscheine gehen mit.
• Geführte Übernahme statt Blind-Import: Eine Verarbeitungsseite führt durch Lieferant, Zahlungsdaten und Positionen. Lieferanten werden über die USt-IdNr. erkannt oder mit den Rechnungsdaten angelegt, Produkte anhand der Artikelnummern des Lieferanten vorgeschlagen. Positionen lassen sich auswählen, zu eigenen Zeilen zusammenfassen oder in einen vorhandenen Entwurf übernehmen; ein Live-Abgleich zeigt jederzeit, ob die Summen zur Rechnung passen.
• Rundungsdifferenzen automatisch gelöst: In der Praxis gibt es mehrere zulässige Wege, die Umsatzsteuer zu berechnen, und sie führen zu Abweichungen im Centbereich. Das Modul enthält eine Automatik, die das passende Verfahren auswählt und Differenzen im Centbereich damit vermeidet. Werden größere Abweichungen entdeckt (z.B. Rechenfehler des Lieferanten), gibt das Modul eine Meldung aus und verarbeitet die Rechnung nicht.
• Alle Rechnungsarten richtig gebucht: Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungs- und Schlussrechnungen, Rabatte und Zuschläge, Fremdwährungen mit dem hinterlegten Kurs, Leistungszeitraum und Reverse Charge. Bei korrigierten Rechnungen wird die ursprüngliche Rechnung per Knopfdruck mit einer Storno-Gutschrift ausgebucht - nicht stillschweigend ersetzt.
• E-Rechnung lesbar ansehen: Der integrierte E-Rechnungs-Viewer zeigt jede XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung als übersichtliches Rechnungsformular mit Positionen, Anhängen und Prüfhinweisen - auch zum Drucken. Ein externer Viewer ist nicht nötig.
• Offizielle Prüfung und bewährte Werkzeuge, lokal: Der KoSIT-Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards prüft jede E-Rechnung gegen XRechnung und EN 16931; der Prüfbericht wird mit der Lieferantenrechnung abgelegt, ungültige Rechnungen lassen sich sperren. Mustang (Mustangproject), die etablierte Open-Source-Bibliothek für ZUGFeRD/Factur-X, liest Hybrid-PDFs aus, wandelt CII um und erzeugt die Rechnungsansicht. Beide laufen auf Ihrem eigenen Server und werden per Klick installiert.
• Klare Hinweise, wenn etwas nicht stimmt: Verständliche Ablehnungsgründe statt Fehlercodes, Warnung bei doppelten Rechnungen und ein fertiger Text zur Weitergabe an den Lieferanten.
• Mit umfassendem Handbuch: Das Handbuch E-Rechnungs-Import (PDF, deutsch) erläutert alles genau - den Alltag, jeden Fehlerfall mit Lösung und die Einrichtung, mit Spickzettel für die Buchhaltung.

So funktioniert es

1. Eingang: Rechnung hochladen oder per E-Mail-Sammler abholen. Das Format wird erkannt, die E-Rechnung ausgelesen und sofort geprüft.
2. Übersicht: Die Eingangsliste zeigt Verkäufer, Betrag, Format, Prüfergebnis und Status; die Karte jeder Rechnung zeigt alle ausgelesenen Angaben, den E-Rechnungs-Viewer und die eingebetteten Anhänge.
3. Verarbeiten: Lieferant wählen, Positionen prüfen, übernehmen - als neue Lieferantenrechnung oder in einen vorhandenen Entwurf.
4. Ablage: Die Lieferantenrechnung entsteht als Entwurf mit Originaldatei, Prüfbericht und Anhängen; ein Reiter führt jederzeit zur E-Rechnung zurück.

Vorsteuer und Datenschutz

Vorsteuer-Sicherheit: Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt eine formal korrekte Rechnung voraus - eine fehlerhafte E-Rechnung kann Ihnen den Vorsteuer-Abzug bei der nächsten Betriebsprüfung kosten. Fehlerhafte Rechnungen erkennt das Modul vor der Verbuchung; der vollständige Validierungsbericht bleibt als Nachweis an der Lieferantenrechnung.

DSGVO-konform: Alle Verarbeitungsschritte erfolgen lokal auf dem Dolibarr-Server. Weder die XML-Validierung über den KoSIT-Validator noch die PDF/CII-Verarbeitung über die Mustang CLI übertragen Daten an externe Stellen. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß DSGVO ist daher nicht erforderlich, wie sie bei externen Diensten zwingend notwendig wäre.

Sicher bei fremden Daten: Inhalte eingehender Rechnungen werden überall geschützt angezeigt, ausführbare Anhänge unschädlich abgelegt; Rechte und Mandanten von Dolibarr werden beachtet.

Unterstützte Sprachen in der Benutzeroberfläche: Deutsch, Englisch
Unterstützte Eingangs-Formate: XRechnung 3.0.2 (UBL und CII), ZUGFeRD 2.x / Factur-X (CII), Hybrid-PDF (PDF/A-3 mit eingebetteter E-Rechnung), reine PDF-Rechnungen zur Erfassung von Hand (ohne Texterkennung)

Voraussetzungen

Getestet mit Dolibarr 20 bis 24 und PHP 7.4 bis 8.5.

Bitte beachten Sie: Aufgrund ihrer Größe sind die beiden Fremdkomponenten nicht direkt im Modul enthalten (zusammen knapp 100 MB; ein Upload des Moduls in Dolibarr würde an der Größenbegrenzung scheitern):

• KoSIT-Validator - offizieller Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) für XRechnung/EN 16931, Apache-Lizenz 2.0
• Mustang CLI (Mustangproject) - XML-Extraktion aus Hybrid-PDFs, CII-nach-UBL-Konvertierung und E-Rechnungs-Viewer, Apache-Lizenz 2.0

Nach der Installation unseres Moduls können beide Komponenten direkt auf der Setup-Seite des Moduls per Klick heruntergeladen und installiert werden - die Downloads erfolgen direkt von den offiziellen GitHub-Repositories. Installiert wird nur eine Datei mit der veröffentlichten Prüfsumme; die Setup-Seite zeigt für jedes Werkzeug, ob es der offiziellen Veröffentlichung entspricht.

Die Nutzung der beiden Tools erfordert Java auf dem Dolibarr-Server, z.B. OpenJDK 11+ oder 17 LTS. Hinweis: Bei unserem Hosting-Angebot im DoliCenter ist Java standardmäßig für alle bei uns gehosteten Installationen verfügbar.

Das Modul funktioniert auch ohne Java in einem reduzierten Modus - XRechnungen im UBL-Format werden vom integrierten PHP-Parser verarbeitet, reine PDF-Rechnungen werden angenommen und von Hand erfasst. Zum Auslesen von CII (ZUGFeRD/Factur-X als XML oder Hybrid-PDF) und für den E-Rechnungs-Viewer ist die Mustang CLI erforderlich, für die Prüfung der Vorsteuer-Tauglichkeit der KoSIT-Validator.

Für die einmalige Installation der externen Tools ist eine Internetverbindung erforderlich. Alle laufenden Rechnungs-Verarbeitungen erfolgen anschließend lokal auf dem Dolibarr-Server, ohne dass Daten an externe Stellen übertragen werden.

Geteilter Tools-Pfad mit dem XRechnung-Export-Modul: Wenn Sie auch unser Modul XRechnung Export nutzen, teilen sich beide Module dieselbe KoSIT- und Mustang-Installation - keine Duplikation, keine zwei separaten Downloads.

Enthalten

Mit dem Kauf des Moduls erhalten Sie:

• Eine ZIP-Datei zum Download und zur Selbstinstallation
• Das Handbuch E-Rechnungs-Import (PDF)
• Updates innerhalb eines Jahres nach dem Kauf (herunterladbar im Dolistore)

Bitte beachten Sie, NICHT enthalten sind:

• Installation und Einrichtung in Ihrem System
• Schulungen und Beantwortung allgemeiner Benutzerfragen
• Individuelle Anpassungen und Erweiterungen

Falls Sie Interesse haben, machen wir Ihnen gerne ein Angebot.

Dokumentation & Demo

Eine umfangreiche Beschreibung des Moduls und seiner Einrichtung finden Sie hier: https://www.dolicenter.com/einvoice-import

Wir haben das Modul in unserer Dolibarr-Demoinstanz https://demo.portal.dolicenter.com bereitgestellt, damit es vor dem Kauf ausführlich getestet werden kann.