Auto update contact

Le module Auto update contact permet d’industrialiser la gestion des commerciaux / contacts de suivi dans Dolibarr.
Il automatise l’assignation, la désassignation et la mise à jour des commerciaux sur les tiers et sur les documents commerciaux (propositions, commandes, factures, commandes fournisseurs…).

Fini les mises à jour manuelles contact par contact ou document par document : en quelques clics, tu mets à jour tout un portefeuille clients et l’ensemble des documents associés sur une période donnée.

Objectifs du module

• Maintenir un suivi commercial cohérent entre les tiers et leurs documents.

• Gagner un temps considérable lors :

  • d’un changement de commercial,

  • d’une réorganisation de zones / portefeuilles,

  • ou d’un nettoyage des données.

• Réduire les erreurs de saisie et les oublis de mise à jour.

• Donner aux équipes commerciales une vision claire de qui suit quel client et sur quels documents.

1. Actions de masse sur la liste des tiers

Dans la liste des tiers, le module ajoute de nouvelles actions groupées :

• Assigner des commerciaux
  Sélectionne plusieurs tiers, choisis un ou plusieurs commerciaux à affecter, et l’assignation est appliquée en masse.

• Désassigner des commerciaux
  Retire un ou plusieurs commerciaux de tous les tiers sélectionnés.

• Enlever tous les commerciaux (si activé)
  Vide complètement le champ des commerciaux pour les tiers sélectionnés.

Ces actions sont particulièrement utiles lors d’une reprise de portefeuille ou lorsqu’un commercial quitte l’entreprise.

2. Mise à jour automatique des contacts sur les documents

Sur la fiche d’un tiers, le module ajoute une fenêtre « Mise à jour automatique des contacts » :

• Sélection d’une période de dates (du … au …).

• Choix des types de documents à mettre à jour :

  • Propositions commerciales,

  • Factures clients,

  • Commandes clients,

  • Commandes fournisseurs,

  • (et autres types compatibles selon ta configuration Dolibarr).

En validant, le module parcourt tous les documents du tiers sur la période choisie et remplace automatiquement les contacts/commerciaux selon l’assignation actuelle du tiers.

???? Exemple typique :
Tu remplaces le commercial A par le commercial B sur un client. En un clic, tous les devis / commandes / factures du client, sur la période souhaitée, sont mis à jour avec le commercial B au lieu du commercial A.

3. Écran de configuration du module

Le module propose une page de configuration dédiée :

• Type de contact utilisé par document
  Pour chaque type de document, tu choisis le type de contact Dolibarr à utiliser, par exemple :

  • Propositions commerciales → « Commercial suivi proposition »

  • Factures clients → « Responsable suivi facture »

  • Commandes clients → « Responsable suivi commande client »

  • Commandes fournisseurs → « Responsable suivi commande fournisseur »

• Groupes autorisés à modifier le champ commercial
  Tu peux limiter la possibilité de lancer ces mises à jour aux seuls groupes d’utilisateurs autorisés (par exemple : Administrateurs, Direction commerciale).

Ce paramétrage fin permet d’intégrer le module dans ton workflow Dolibarr sans ouvrir la fonction à tout le monde.

4. Principaux cas d’usage

• Changement de commercial
  Un commercial quitte l’entreprise ou change de secteur :

  • réaffectation des tiers à un nouveau commercial,

  • mise à jour des documents existants (devis, commandes, factures…).

• Réorganisation commerciale
  Tu restructures tes zones, segments ou portefeuilles :

  • actions de masse sur les tiers,

  • cohérence immédiate sur tous les documents liés.

• Nettoyage / fiabilisation des données
  Tu détectes des contacts obsolètes ou mal affectés :

  • désassignation sur plusieurs tiers,

  • réassignation propre aux bons commerciaux.

5. Bénéfices pour l’entreprise

• Gain de temps : plus besoin d’ouvrir chaque fiche client ou chaque document pour modifier le commercial.

• Cohérence des informations : le même commercial est visible sur le tiers et sur tous les documents qui en dépendent.

• Meilleur pilotage commercial : reporting plus fiable, filtrage par commercial plus pertinent.

• Réduction des erreurs humaines : les opérations sont centralisées et homogènes.