Diffusions – Dokumenten-Verteilerblätter

Diffusions ist ein externes Dolibarr-Modul zur Verwaltung von Dokumenten-Verteilerblättern, die mit Projekten verknüpft sind.

Damit kann ein Verteilerblatt zu einem Projekt erstellt, externe Kontakte automatisch übernommen, die Versandart für jeden Empfänger gewählt und ein zusammenfassendes PDF als Hauptdokument der Verteilung erzeugt werden.

Das Modul wurde für ein einfaches Ziel entwickelt: den Versand von Plänen, Hinweisen, technischen oder administrativen Dokumenten nicht mehr manuell über verstreute E-Mails oder Ordner ohne Nachverfolgbarkeit zu verwalten. Mit Diffusions ist alles in einer einzigen Dolibarr-Karte zentralisiert.

Hauptfunktionen

• Erstellung eines projektbezogenen Verteilerblatts
• Automatischer Import externer Projektkontakte als Empfänger
  • Verwaltung der Versandarten pro Kontakt:
  • Versand per E-Mail
  • Versand per Post
• persönliche Übergabe
• Hinzufügen von Dokumenten zur Diffusionskarte
• Verwaltung, ob Dokumente in der Verteilung aufgeführt werden oder nicht
• Erstellung eines vollständigen PDF-Verteilerblatts
• Erstellung sicherer externer Hash-Links zum Herunterladen von Dokumenten
• Vorbereitung des E-Mail-Versands mit dem PDF-Verteilerblatt im Anhang
• Statusverfolgung:
  • Entwurf
  • Validiert
  • Verteilt / Übergeben
  • Archiviert
• Integration mit Dolibarr-Projekten
• Integration mit Dolibarr-E-Mail-Vorlagen
• Mögliche Integration mit Benachrichtigungen und Kalender je nach Konfiguration
• Multicompany-Kompatibilität

Anwendungsfälle
Dieses Modul eignet sich besonders für:

• Ingenieurbüros
• Bauunternehmen
• Installationsbetriebe
• Bauleiter und Projektleiter
• technische Unternehmen mit projektbezogener Arbeitsweise
• Teams, die den Versand von Plänen, Revisionsunterlagen, Hinweisen, Protokollen, Berichten oder Vertragsdokumenten nachverfolgen müssen

Vorteile

• bessere Nachverfolgbarkeit von Sendungen
• zentrale Verwaltung verteilter Dokumente
• Zeitersparnis bei der Vorbereitung von Sendungen
• weniger vergessene Empfänger
• klare Projekthistorie
• vereinfachter externer Zugriff auf übermittelte Dokumente

Warum Diffusions wählen?

• Projektkontakte werden automatisch übernommen
• Versandarten werden kontaktweise verfolgt
• Das PDF-Verteilerblatt wird automatisch erzeugt
• Aufgeführte Dokumente sind über sichere externe Links verfügbar
• Die Verteilungen bleiben dem jeweiligen Projekt zugeordnet
• Der E-Mail-Versand basiert auf den Standardmechanismen von Dolibarr