DoliSCAN - Notes de frais

Synchronisation automatique

• Synchronisation quotidienne automatique via tâche planifiée (cron) configurable
• Import des notes de frais depuis l'application mobile DoliSCAN vers Dolibarr
• Téléchargement automatique des justificatifs PDF et rattachement aux écritures Dolibarr (GED/ECM)
• Resynchronisation forcée des justificatifs manquants
• Synchronisation bidirectionnelle des projets Dolibarr vers DoliSCAN (mots-clés)

Gestion des frais professionnels

• Création automatique de factures fournisseurs à partir des frais professionnels
• Mapping configurable : chaque type de frais professionnel (carburant, repas, hébergement...) est lié à un fournisseur Dolibarr
• Création automatique des fiches fournisseurs « génériques » si nécessaire
• Validation et enregistrement automatique des paiements (optionnel)
• Application des moyens de paiement par défaut configurés sur la fiche fournisseur
• Liste des factures fournisseur liées à chaque import DoliSCAN

Gestion des frais personnels

• Ajout automatique des lignes de frais personnels sur la note de frais Dolibarr de l'utilisateur
• Mapping configurable des types de frais personnels vers les entrées de note de frais Dolibarr
• Règles spéciales de plafonnement pour la restauration (panier repas seul, repas avec invité client)
• Activation des règles spéciales par groupe d'utilisateurs

Gestion avancée de la TVA

• Vérification et correction automatique des montants TVA / HT lors de l'import
• Prise en charge des règles fiscales françaises pour le carburant (TVA récupérable à 80% ou 100% selon le type de véhicule)
• Gestion des justificatifs avec données TVA incohérentes (passage en mode manuel)
• Support multi-taux de TVA sur un même justificatif (restauration)

Support multi-entités

• Compatible avec le module Multi-Entity (multicompany) de Dolibarr
• Chaque entité possède ses propres comptes DoliSCAN, mappings fournisseurs et notes de frais
• Mapping utilisateur multi-entités : un même utilisateur peut avoir des emails DoliSCAN différents selon l'entité
• Page de diagnostics dédiée pour détecter et corriger automatiquement les incohérences d'entités
• Mode partage super admin ou mode entités indépendantes

Gestion des comptes utilisateurs

• Création automatique d'un compte DoliSCAN lors de la création d'un utilisateur Dolibarr (optionnel)
• Création de compte directement depuis Dolibarr sans passer par le serveur DoliSCAN
• Activation/désactivation synchronisée entre Dolibarr et DoliSCAN (via triggers)
• Support des utilisateurs externes (optionnel)
• Chaque utilisateur peut avoir une carte bancaire professionnelle dans des banques/comptes différents

Projets

• Liaison des notes de frais aux projets Dolibarr
• Synchronisation automatique des projets Dolibarr vers l'application mobile DoliSCAN
• Utilisation du libellé projet si le code DoliSCAN est vide (optionnel)
• Possibilité de masquer les projets clôturés

Permissions et sécurité

• 9 permissions granulaires organisées en 3 catégories :
  • Compte personnel : lecture, création, suppression de son propre compte DoliSCAN
  • Mes frais : lecture, suppression de ses propres notes de frais, téléchargement des frais des autres (administrateur)
  • Administration : lecture, création, suppression de tous les comptes utilisateurs
• Gestion du firewall adaptatif CAP-REL (procédure de déblocage automatique si votre serveur est blacklisté)

Compatibilité

• Dolibarr 11.x et supérieur
• PHP 7.3 et supérieur (compatible PHP 8+)
• MySQL / MariaDB et PostgreSQL
• Support de la France et de la Belgique (numéros d'identification professionnelle BCE/KBO)
• Interface disponible en français, anglais et espagnol

Sécurité

• Renforcement de la protection contre les injections SQL : échappement systématique de tous les paramètres et cast en entier dans toutes les méthodes de recherche (fetchAll)
• Initialisation correcte de toutes les variables pour éviter les avertissements PHP 8+

Multi-entités

• Ajout du champ entité sur les notes de frais DoliSCAN pour un meilleur cloisonnement des données
• Nouvelle page de diagnostics pour détecter et corriger automatiquement les incohérences entre entités (factures fournisseurs, notes de frais, comptes utilisateurs)
• Nouveau mapping utilisateur multi-entités : possibilité de configurer des emails DoliSCAN différents pour chaque entité d'un même utilisateur
• Correction d'erreurs d'entité lors de la resynchronisation des documents

Performances et options de synchronisation

• Nouvelle option pour ne pas resynchroniser les notes de frais déjà approuvées
• Nouvelle option pour ne pas resynchroniser les factures fournisseur déjà payées
• Nouvelle option pour ne pas resynchroniser les factures annulées
• Amélioration du processus de synchronisation et de flush à l'import
• Resynchronisation forcée des justificatifs avec affichage des fichiers liés
• Ajout d'index SQL pour améliorer les performances des requêtes

TVA

• Vérification et correction automatique des valeurs TVA / HT lors de chaque import

Support international

• Support de la Belgique : prise en charge des numéros d'identification professionnelle belges (BCE/KBO)
• Mise à jour des traductions

Qualité et fiabilité

• Analyse statique du code avec PHPStan (niveau 5) et corrections associées
• Ajout de tests automatiques supplémentaires (connexion administrateur, multi-entités)
• Amélioration de la collecte des journaux techniques (logs) pour faciliter le diagnostic
• Correction d'un bug sur la numérotation automatique des références

Attention : La formation et l'aide à l'installation du module ne sont pas incluses dans le prix.

Attention : Si vous n'hébergez pas vous-même votre serveur DoliSCAN, un abonnement auprès du service doliscan.fr est nécessaire (et permet de participer au financement des évolutions du module Dolibarr, du moteur doliscan.fr et de l'application smartphone). Consultez le site doliscan.fr pour plus d'informations.