BuchhaltungDE für Deutschland: Einrichtung, Jahres-/Monatsabschluss, BWA, Bilanz/GuV, GoBD-Export

Die Dolibarr-Buchhaltung für deutsche Anforderungen - von der Einrichtung bis zum Jahresabschluss

Dolibarr bucht Rechnungen und Zahlungen zuverlässig. Was eine deutsche Buchhaltung darüber hinaus braucht, ist bisher Handarbeit: einmal die Konfiguration für deutsche Anforderungen (vollständiger Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, Kontierung der Rechnungen), dann jeden Monat Abgrenzungen und Rückstellungen buchen, Abschreibungen rechnen, Bilanz und BWA in einer Tabelle nachbauen, abgeschlossene Monate vor späteren Buchungen schützen und schließlich das Geschäftsjahr abschließen. BuchhaltungDE erledigt das in Dolibarr - mit Vorschau vor jeder Buchung und ohne bestehende Daten zu überschreiben.

Warum dieses Modul?

• Kontenrahmen aktuell: Fehlende Konten des DATEV-Standards für SKR03 oder SKR04 werden ergänzt, samt Hierarchie. Vorher zeigt eine Vorschau, was neu angelegt wird; vorhandene Konten, Bezeichnungen und Buchungen bleiben unberührt.
• Automatische Kontierung eingerichtet: Standardkonten für Kunden, Lieferanten, Umsatzsteuer, Vorsteuer und § 13b, Konten je Steuersatz und Schalter für deutsche Vorgaben - mit geprüften Vorschlägen. Übernommen wird nur, was Sie anhaken; vorangehakt sind Konten ohne bisherigen Wert und empfohlene Schalter, die noch nie eingestellt wurden.
• Jahresabschluss in Dolibarr: Mit SKR03/SKR04 findet der Jahresabschluss von Dolibarr die Kontenklassen nicht und schließt das Jahr, ohne etwas zu buchen. BuchhaltungDE übernimmt diesen Schritt: Die Bestände aller Bilanzkonten werden ins neue Jahr vorgetragen, das Ergebnis auf Gewinn- oder Verlustvortrag gebucht - in einem Schritt, bei einem Fehler bleibt nichts zurück. Die Einstellungen dafür (Kontenklassen, Ergebniskonten, Journal für die Eröffnungsbuchungen) schlägt das Modul vor; zum Jahresende zeigt das Cockpit, was noch offen ist.
• Bilanz, GuV und BWA: Bilanz und GuV nach dem Gesamtkostenverfahren mit Vorjahr, die BWA als kurzfristige Erfolgsrechnung. Jeder Betrag lässt sich bis zur einzelnen Buchung aufklappen; alle drei auch als PDF. Auch bei abweichendem Wirtschaftsjahr.
• Monatsabschluss im Cockpit: Eine Checkliste je Monat in der Reihenfolge des Abschlusses (Belege kontiert und übertragen, Abschlussbuchungen, Abstimmungen, Festschreibung, UStVA, ZM, DATEV-Export), Quartalssicht und Hinweise zum Jahresabschluss. Ein Lauf bucht Abgrenzungen, Dauerbuchungen, Rückstellungen, Abschreibungen und Forderungsausfälle in fester Reihenfolge - mit Vorschau, Protokoll und auf Wunsch als geplante Aufgabe. Steht eine Rechnung oder Bankbuchung noch nicht im Hauptbuch oder fehlt einer Zeile das Konto, zeigt das Cockpit es an, mit Link zur Kontierung bzw. zum Journal - auch für frühere Monate.
• Abgrenzungen, Dauerbuchungen, Rückstellungen: Rechnungsabgrenzung auf Monate verteilt, Miete und Leasing als Vorlage, Rückstellungen mit Verbrauch und Auflösung. Für die Urlaubsrückstellung gibt es eine eigene Art mit passenden Konten.
• Forderungsausfälle mit Umsatzsteuerkorrektur: Schließen Sie in Dolibarr eine Kundenrechnung mit dem Grund „Kunde zahlt nicht“ (uneinbringlich oder teilweise bezahlt), ändert Dolibarr nur den Status - die Forderung bleibt im Hauptbuch stehen, die Umsatzsteuer ist nicht berichtigt. BuchhaltungDE bucht den offenen Rest aus: netto auf Forderungsverluste je Steuersatz, die Umsatzsteuer nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG zurück (SKR03 2406/2401 mit 1776/1771, SKR04 6936/6931 mit 3806/3801), steuerfreie EU-Lieferungen und Umsätze ohne Umsatzsteuer auf eigene Konten, die Forderung mit Debitor im Haben. Zahlt der Kunde später doch, öffnen Sie die Rechnung wieder und erfassen die Zahlung; das Modul bucht den Ausfall zum Zahlungsdatum anteilig zurück, die Umsatzsteuer lebt wieder auf. Alles mit Vorschau und Bestätigung im Cockpit und im Monatsabschluss-Lauf, Konten in den Einstellungen änderbar.
• Anlagen: Zum Anlagenmodul von Dolibarr kommen AfA-Lauf ins Hauptbuch, Vorschau und Simulation, Umbuchung mit PDF-Beleg, Inventurliste je Stichtag und die Anlage direkt aus der Lieferantenrechnung, mit Vorschlag nach GWG-Grenze.
• Abgeschlossen bleibt abgeschlossen: Gesperrte Monate nehmen keine Buchungen mehr an: keine Rechnungsvalidierung und kein Ändern, Duplizieren oder Löschen in der Buchhaltung von Dolibarr. Bereits übernommene Rechnungen lassen sich nicht löschen. Auf Wunsch geht der Journalübertrag erst nach Freigabe durch eine zweite Person (mit WorkflowHub).
• Saubere Rechnungen: Vor der Validierung prüft das Modul das Leistungsdatum und die Umsatzsteuer: Passt der Satz zum Kunden - Inland, EU mit oder ohne USt-IdNr., Drittland? Fehlt der Pflichthinweis zu Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Lieferung, Ausfuhr oder § 19? Der passende Text wird vorgeschlagen. Den deutschen Begriff für Rechnungskorrekturen wählen Sie selbst - Stornorechnung, Rechnungskorrektur oder Gutschrift.
• Bereit für die Betriebsprüfung: Der GoBD-Export erzeugt den Datenträger (Z3) nach § 147 Abs. 6 AO im Format, das die Prüfsoftware IDEA liest: Buchungsjournal, Kontenstamm, Debitoren, Kreditoren, Belegliste, offene Posten zum Stichtag und auf Wunsch die Beleg-PDFs mit Querverweis zur Buchung.
• Stammdaten-Historie: Welche Anschrift, USt-IdNr., Steuernummer und welche Konten galten für einen Geschäftspartner, als die Rechnung entstand? Jede Änderung wird mit altem und neuem Wert, Zeitpunkt, Benutzer und Herkunft festgehalten - auf der Partnerkarte, über die REST-API und beim Zusammenführen; Änderungen per Import trägt ein täglicher Abgleich nach. Einträge werden nur angehängt, nie geändert. Der Stand an jedem Datum ist abrufbar und geht in den GoBD-Export ein.
• Mit Handbuch: Das Handbuch BuchhaltungDE (PDF, deutsch) erklärt Einrichtung, Auswertungen, Monatsabschluss und Anlagen Schritt für Schritt mit Bildschirmfotos, auf 32 Seiten mit Spickzettel.

So funktioniert es

1. Einrichten: Modul aktivieren, Kontenrahmen abgleichen, Standardkonten und Berichtsstruktur per Klick übernehmen.
2. Buchen: Rechnungen und Zahlungen wie gewohnt in die Buchhaltung übernehmen.
3. Monat abschließen: Im Cockpit prüfen, ob alle Belege übertragen sind, den Lauf mit Vorschau starten (Abgrenzungen, Rückstellungen, Abschreibungen, Forderungsausfälle), die Checkliste abhaken, den Monat sperren.
4. Jahr abschließen: Im Dezember zeigt das Cockpit, was zum Jahresende offen ist; die Festschreibung schließt das Jahr und trägt die Bestände vor.
5. Auswerten: BWA und Bilanz/GuV ansehen, auffällige Beträge bis zur Buchung verfolgen, als PDF weitergeben.

Ein Werkzeug, kein testierter Abschluss

Bilanz, GuV und BWA sind vorläufige Auswertungen Ihrer Buchungen, wie Sie sie für die Steuerung des Unternehmens und das Gespräch mit Bank oder Steuerberatung brauchen. Der Jahresabschluss in Dolibarr schließt das Geschäftsjahr in der Buchhaltung ab; den Jahresabschluss nach HGB stellt weiterhin Ihre Steuerberatung auf. Richtig sind die Bestände, wenn die Eröffnungsbilanz gebucht ist; die Steuer auf den Rechnungen bleibt Ihre Entscheidung, die Prüfungen und Vorschauen machen sie nur sichtbar.

Was das Modul nicht tut

• Es übermittelt nichts an das Finanzamt und erstellt keine UStVA oder ZM.
• Es exportiert nicht an DATEV.
• Die GuV gibt es nur nach dem Gesamtkostenverfahren, nicht nach dem Umsatzkostenverfahren.
• Keine Lohnbuchhaltung; Gehälter kommen als Buchung aus einem anderen System.

Unterstützte Sprachen in der Benutzeroberfläche: Deutsch, Englisch
Kontenrahmen: SKR03 und SKR04

Voraussetzungen

Dolibarr ab Version 22. Getestet wird je Hauptversion (22 bis 24) mit dem jeweils aktuellen Patchstand; bitte halten Sie Ihre Hauptversion auf dem aktuellen Patchstand. PHP 7.4 bis 8.5 (PHP 8.5 ab Dolibarr 23, Dolibarr 22 selbst unterstützt PHP bis 8.4).

• Datenbank MySQL ab 5.7 oder MariaDB ab 10.3. PostgreSQL wird nicht unterstützt.
• Modul Buchhaltung (doppelte Buchführung) mit SKR03 oder SKR04
• Für die Anlagenfunktionen: das Anlagenmodul von Dolibarr
• Optional: WorkflowHub für die Freigabe des Journalübertrags, ControllingHub für Kostenstellen

Enthalten

Mit dem Kauf des Moduls erhalten Sie:

• Eine ZIP-Datei zum Download und zur Selbstinstallation
• Das Handbuch BuchhaltungDE (PDF)
• Updates innerhalb eines Jahres nach dem Kauf (herunterladbar im Dolistore)

Bitte beachten Sie, NICHT enthalten sind:

• Installation und Einrichtung in Ihrem System
• Schulungen und Beantwortung allgemeiner Benutzerfragen
• Steuerliche Beratung
• Individuelle Anpassungen und Erweiterungen

Falls Sie Interesse haben, machen wir Ihnen gerne ein Angebot.

Dokumentation & Demo

Das Handbuch BuchhaltungDE liegt dem Modul als PDF bei (Ordner doc) und beschreibt Einrichtung, Auswertungen, Monatsabschluss und Anlagen mit Bildschirmfotos.

Probieren Sie das Modul vor dem Kauf in unserer Demoinstanz aus: https://demo.portal.dolicenter.com