Vigilance sous-traitants

Ne courez plus après les attestations de vos sous-traitants

Dès 5 000 € HT d'achats auprès d'un fournisseur, la loi vous demande de vérifier tous les 6 mois qu'il est à jour de ses obligations sociales (articles L8222-1 et D8222-5 du Code du travail). Sans ces vérifications, vous pouvez être tenu de payer ses cotisations et pénalités en cas de travail dissimulé.

Vigilance sous-traitants organise ce suivi dans Dolibarr, là où vous achetez.

Fonctionnalités

• Un dossier par fournisseur : un onglet « Vigilance » sur la fiche tiers avec le profil (établi en France, micro-entrepreneur, étranger, BTP), les pièces exigées, le statut de chacune et l'historique.
• Seuil d'achats : le montant des commandes et factures fournisseurs validées est calculé sur 12 mois, sur l'année civile ou par document. Le seuil est réglable (5 000 € HT par défaut) et un dossier peut s'ouvrir automatiquement quand il est atteint.
• Reprise de l'existant : un assistant liste les fournisseurs déjà au-dessus du seuil, ouvre leurs dossiers et envoie la première demande en une fois.
• Contrôle des pièces : validation avec la date d'émission, refus avec un motif, vérification d'authenticité avec le code de sécurité de l'attestation URSSAF. L'échéance est calculée pour chaque type de pièce, et les dossiers passent seuls « À renouveler » puis « Non conforme ».
• Relances automatiques : e-mails 30 et 7 jours avant l'échéance, à l'échéance, puis chaque semaine. Modèles modifiables, envoi au contact « Vigilance » du fournisseur.
• Portail fournisseur : le fournisseur dépose ses pièces depuis un lien personnel reçu par e-mail, avec un code de connexion. Pas de compte Dolibarr à créer.
• Alertes sans blocage : bandeau sur les commandes et factures fournisseurs, avertissement dans la fenêtre de validation et au paiement. Les achats ne sont jamais bloqués ; un achat confirmé malgré une alerte est tracé et affiché sur le tableau de bord.
• Registre Sirene (en option) : une tâche planifiée vérifie auprès de l'INSEE que vos fournisseurs sont toujours actifs. Clé gratuite du portail des API de l'INSEE.
• Tableau de bord et listes : taux de conformité, pièces à contrôler, échéances à 30 jours, montants engagés sur des dossiers incomplets, listes filtrables, choix des colonnes et export.

Analyse automatique des pièces (en option)

• Chaque pièce déposée peut être lue par Mistral AI : type, entreprise, SIREN, dates, mentions obligatoires.
• Le module compare ces données au fournisseur et fait ses propres contrôles : SIREN, raison sociale, dates, PDF modifié après sa création, même fichier déjà envoyé pour un autre fournisseur, entreprise cessée dans Sirene.
• Le contrôleur voit la pièce à côté des points relevés et d'un niveau de confiance, puis décide. L'analyse ne valide jamais rien seule.
• Vous utilisez votre propre clé Mistral AI, stockée chiffrée, avec un plafond mensuel. Le traitement dans l'Union européenne est au choix. Le coût des analyses est facturé par Mistral AI et n'est pas inclus dans le prix du module.
• Sans clé, le module fonctionne entièrement : contrôle manuel, relances, portail et alertes.

Preuve en cas de contrôle

• Journal d'audit chaîné : chaque action (dépôt, validation, refus, relance, achat confirmé malgré une alerte) est écrite dans un journal dont les lignes sont chaînées par empreinte. Une modification se voit à la vérification.
• Dossier de preuve : export d'un fournisseur en ZIP sur la période choisie : pièces, synthèse PDF et journal, prêts à remettre à l'URSSAF ou à un donneur d'ordre.
• Droits : droits séparés pour consulter, modifier, valider, supprimer et exporter. Les actions sensibles demandent une confirmation.
• Conservation : durée de conservation réglable et purge contrôlée des pièces anciennes, avec le mot de passe demandé avant suppression.

Vos données

• Les pièces restent dans votre Dolibarr, dans le répertoire des documents, hors de la racine web.
• Désactiver le module ne supprime aucune donnée.

Ce que le module ne fait pas

Le module vous aide à remplir l'obligation de vigilance ; il ne la remplit pas à votre place et ne remplace pas un conseil juridique. Les pièces exigées et les délais sont réglables selon votre situation. L'authenticité d'une attestation se vérifie par vous sur le site de l'organisme émetteur ; le module enregistre le résultat. L'analyse automatique donne un avis, pas une validation. L'éditeur n'est pas affilié à l'URSSAF, à l'INSEE ni à Mistral AI.

Prérequis

• Dolibarr 16.0 ou plus (testé sur 16.0.5, 20.0.4 et 24.0.1, MariaDB/MySQL et PostgreSQL). PHP 7.4 ou plus avec cURL.
• Modules « Tiers » et « Fournisseurs » activés.
• Envoi d'e-mails configuré dans Dolibarr, pour les relances et le portail.
• Pour le portail fournisseur : Dolibarr accessible depuis Internet en https.
• En option : un compte Mistral AI (offre payante recommandée) et une clé gratuite de l'API Sirene de l'INSEE.

Installation

1. Accueil › Configuration › Modules › Déployer/Installer un module externe : envoyez module_vigilance-1.0.0.zip.
2. Activez le module « Vigilance sous-traitants » (famille « Gestion de la relation fournisseur (GRF) »).
3. Dans la configuration du module, vérifiez le seuil et les alertes, puis les onglets « Relances », « Modèles d'e-mails » et « Portail fournisseur ». Les onglets « Analyse automatique » et « Registre Sirene » sont facultatifs.
4. Donnez les droits aux utilisateurs concernés : « Consulter les dossiers de vigilance », « Créer et modifier les dossiers, déposer des pièces, inviter un prestataire », « Valider ou refuser une pièce, enregistrer la vérification d'authenticité », « Supprimer une pièce », « Exporter les dossiers de preuve et les données de vigilance », « Consulter la consommation et le coût de l'analyse automatique (IA) ».
5. Ouvrez Vigilance › Reprise de l'existant pour commencer par les fournisseurs déjà au-dessus du seuil.

Bon à savoir

Un guide utilisateur en français est fourni et affiché dans Dolibarr (Vigilance › Guide d'utilisation). L'interface est traduite en français et en anglais.

Assistance par e-mail : support@news-cap.com (installation et anomalies).