Automatische Zahlungserinnerungen und Mahnwesen — DunningFlow

Offene Rechnungen nachverfolgen, Zahlungszusagen verwalten und Kunden eine einfache Antwort ermöglichen.

DunningFlow bündelt das Forderungsmanagement in Dolibarr: zu bearbeitende Rechnungen, nächste Schritte, Kundenanfragen und Ausnahmen. Sie sehen sowohl den offenen Buchhaltungssaldo als auch den aktuell anmahnbaren Betrag.

In fünf Schritten startklar, ohne Hilfe

Direkt nach der Aktivierung zeigt die Startseite des Moduls eine geführte Einrichtung in fünf Schritten: Absender der E-Mails, Wahl des Workflows, Simulation, erste Erinnerung, Automatisierung. Jeder Schritt zeigt seinen tatsächlichen Stand und eine einzige Schaltfläche zum passenden Bildschirm.

• Als Absender wird die E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens übernommen.
• Eine Workflow-Vorlage wird mit einem Klick aktiviert; jede E-Mail wartet auf Ihre Freigabe.
• Die Simulation erklärt jede ausgeschlossene Rechnung und wie sie sich beheben lässt: fehlende Rechnungs-E-Mail, erste Erinnerung an Tag 3, kein Kontakttag.
• Rechnungen ohne Rechnungs-E-Mail oder ohne PDF werden aufgelistet, mit einem Link zum Bildschirm, der sie korrigiert.

Abläufe passend zu Ihren Kundenbeziehungen

• Erstellen Sie Schritte für E-Mails, Telefonaufgaben und interne Prüfungen mit Fristen, erlaubten Wochentagen, Kundenkategorien und Kontaktabständen.
• Simulieren Sie den Ablauf vorab: Prüfen Sie vorgeschlagene Nachrichten und die Gründe für zurückgestellte Rechnungen.
• Fassen Sie passende Rechnungen eines Kunden zu einer übersichtlichen Nachricht zusammen.
• Behalten Sie die standardmäßige manuelle Freigabe bei oder aktivieren Sie die Automatisierung ausdrücklich je Workflow.

Reale Zahlungssituationen berücksichtigen

Teilzahlungen, zugeordnete Gutschriften, Zahlungszusagen, Streitfälle und Ratenpläne bleiben im Vorgang nachvollziehbar. Die Salden beruhen auf den nativen Zuordnungen in Dolibarr. Eine teilweise Zahlungszusage schützt ihren Betrag; ein vom Kunden gemeldeter Streitfall wird zunächst geprüft. Ratenpläne werden intern freigegeben, angenommen und anhand zugeordneter Zahlungen verfolgt.

Kundenbereich inklusive

Über einen privaten, befristeten und widerrufbaren Link sehen Kunden die freigegebenen Rechnungen und verfügbaren PDFs. Sie können ein Zahlungsdatum vorschlagen, eine Beanstandung melden, eine Überweisung ankündigen oder einen Ratenplan annehmen. Bei entsprechender Konfiguration führt die Zahlung zum nativen Dolibarr-Zahlungsablauf. Eine Zahlungsmitteilung erzeugt keine Zahlung in der Buchhaltung.

Ausgehende Nachrichten kontrollieren

Der Versand ist bei der Installation deaktiviert. Globaler Versandstopp, Tageslimit, erneute Saldenprüfung vor dem Versand und die ausdrückliche Bearbeitung unklarer Übertragungsergebnisse unterstützen den Betrieb. Die Annahme durch den Mailserver beweist weder Zustellung noch Lesen. Berichte, Fälligkeitsübersicht je Währung, Verlauf und CSV-Export erleichtern die tägliche Arbeit.

Einführungsangebot und Voraussetzungen

99 € netto als Einmalkauf, Updates inklusive, kein verpflichtendes Modulabonnement. Oberfläche, Kundenbereich und Handbücher sind auf Französisch und Englisch verfügbar. Mindestens PHP 8.1. Zielbereich: Dolibarr 20–24; Integration auf 20.0.4, 23.0.3 und 24.0.0 mit PHP 8.2 getestet, Syntax und Unit-Tests mit PHP 8.1 und 8.3 geprüft.

Je nach Nutzung werden SMTP, ein Server-Cron und ein per HTTPS erreichbarer Kundenbereich benötigt. Anbietergebühren sind separat. Rechnungsversand per WhatsApp mit dem Modul WhatsApp Notify. Keine SMS, IMAP-Abfrage, KI oder frei gestaltbare grafische Workflow-Oberfläche. Kein globales Mehrfirmenportal. Support: support@arcchester.com.

Herausgeber: Arcchester. Lizenz: GPL v3 oder höher, einschließlich Quellcode.

Version 1.1.0 : von der Aktivierung bis zur ersten Erinnerung, ohne Hilfe

• Geführte Einrichtung in fünf Schritten auf der Startseite.
• Workflow-Vorlage mit einem Klick aktiviert; Speichern und Aktivieren beim Bearbeiten der aktiven Version.
• Jeder Ausschluss in der Simulation erklärt, wie er sich beheben lässt; Vorschau der Erinnerungen des nächsten Kontakttags.
• Liste der Rechnungen ohne Rechnungs-E-Mail oder ohne PDF.
• Ergänzende Module: WhatsApp Notify und Stripe Payment Links.

Version 1.0.1 : Workflows einfacher bearbeiten

• Bearbeiten-Schaltfläche oben auf jedem Workflow, sichtbarere erweiterte Einstellungen, Kontakttage auf der Karte.
• Klare Erklärung, wenn die Simulation auf einen Tag ohne Kontakt fällt.
• Symbol im Hauptmenü.

Version 1.0.0 : Forderungsmanagement direkt in Dolibarr

• Versionierte Workflows, nachvollziehbare Vorgänge und Kundenantworten in einem nativen Modul.